Dicas

5 motivos para armazenar seus documentos fiscais na nuvem

Embora o conceito de Cloud computing tenha se popularizado entre empresários e contadores nos últimos anos, ainda existe uma parcela considerável de profissionais que se mostra um pouco resistente quanto a viabilidade de aderir ao armazenamento na nuvem.

Uma das possíveis causas para isso é que ainda não esteja claro para muitos profissionais os benefícios dessa prática às rotinas empresariais.

As vantagens da hospedagem online, transcende a questão da precaução na garantia da integridade dos documentos fiscais. Nesse processo, a relação empresário e contador também é beneficiada, tornando-se, inclusive, mais harmoniosa.   

Nesse post, separamos 5 razões para que você decida, de uma vez por todas aderir, à hospedagem de dados em nuvem. Quer seja através de plataformas genéricas ou especialistas em gestão de arquivos fiscais digitais.

Vamos lá?

Mas o que é a “nuvem”?

Em síntese, o termo “nuvem” se refere a um tipo de serviço de hospedagem de arquivos que independe da estrutura física de um lugar para ser viabilizado.

Nesse sentido, a nuvem se difere de um computador comum em termos de armazenagem pois, através dela, os dados são arquivados online. Assim, os arquivos não precisam estar diretamente ligados a um computador específico.

Quando se diz que algo está na nuvem significa que as informações estão salvas em servidores que possuem conexão direta com a internet.

Assim sendo, para usufruir desse serviço não há necessidade de se investir em máquinas novas ou altamente tecnológicas. Tudo que você precisa fazer é ter uma conexão bacana com a internet.

Além do mais, por não se tratar de algo físico, o acesso a informação salva na nuvem pode ser feito de qualquer lugar e dispositivo, por diferentes usuários ao mesmo tempo. Fator que configura a acessibilidade como uma das principais características desse tipo de serviço.

Agora que você já sabe o que é a “nuvem”, vamos as vantagens da sua utilização? 😃

Segurança

A primeira, e talvez principal, vantagem em utilizar o armazenamento na nuvem está relacionada à segurança que essa prática possibilita.

O risco de perda de informações é reduzido drasticamente, evitando uma série de problemas ocasionados pela carência de dados que foram perdidos ou danificados.

Dessa forma, em casos de pane no sistema, ou mesmo que hipoteticamente caia um raio  e queime todos os computadores da empresa ao mesmo tempo, suas informações estarão seguras, e ainda poderão ser acessadas de qualquer outro dispositivo que esteja conectado a internet.

Além de resguardar quanto a perda de arquivos, o  cloud computing ajuda a manter suas informações sempre atualizadas, já que são feitos backups periódicos, preservando a integridade dos arquivos.  

Acessibilidade

Outra vantagem de utilizar o armazenamento na nuvem é que ele possibilita o acesso simultâneo, por várias pessoas ao mesmo tempo, em qualquer lugar, através de dispositivos conectados à internet.

Portanto, a facilidade de acesso se configura como um diferencial no que se refere à acessibilidade proporcionada pela hospedagem em nuvem.

Além do mais, os usuários podem consultar esses dados mais rapidamente e de forma mais segura, consequentemente, aferindo maior mobilidade aos processos.

É válido citar que a relação entre Empresário e Contador também é beneficiada, pois o profissional terá acesso instantâneo às informações de que precisa para efetuar seu trabalho em tempo sustentável e benéfico para as partes envolvidas no processo.

Nada mais confortável que ter a informação sempre a sua disposição, em qualquer hora e lugar. Concorda?

Agilidade

Esse tipo de solução também promove a agilidade nos processos, uma vez que a otimização no compartilhamento de dados, tanto entre os colaboradores internos da organização, quanto entre empresário e Contador, torna a comunicação mais limpa, livre de ruídos.

Dessa forma, a partir do momento em que se tem a disposição as informações necessárias para realizar determinadas atividades em tempo hábil, as tarefas que dependem da mesma, consequentemente poderão ser efetuadas mais  rapidamente.

Organização

Se você está acostumado com arquivos físicos e está preocupado com a forma de organizar essas informações na nuvem, não se preocupe.

O Cloud computing também possibilita praticidade e padronização no que diz respeito a acomodação dos dados na nuvem.

É perfeitamente possível criar grupos e subgrupos e ir  agrupando os documentos de uma mesma natureza dentro de pastas específicas, seguindo os critérios estabelecidos por você.

Você também pode estabelecer alguns critérios de padronização, como agrupar por fornecedores, estágio fiscal, pagos e em aberto, enfim, de acordo com o status da operação ao qual pertençam. São infinitas possibilidades.

Entretanto, se o seu negócio está num estágio de maturação em que sente a necessidade de contar com um serviço mais especializado no armazenamento de documentos fiscais, existem uma série de ferramentas que podem te ajudar.

Economia

Através das plataformas de armazenamento em nuvem os gastos com impressão são reduzidos consideravelmente. Dessa forma, é descartada a necessidade de ficar imprimindo pilhas e pilhas de documentos.  

Além dos custos desenfreados com impressão, a empresa ainda poderá poupar recursos que seriam destinados a manutenção de máquinas e impressoras, bem como a aquisição de móveis para guardar esses documentos.

E na sequência também serão poupados custos com a manutenção de um local apropriado para a guarda desses arquivos.  

Agora que você já sabe da importância da Cloud computing, confira algumas ferramentas que podem te oferecer esse tipo de serviço.

Alguns serviços de hospedagem na nuvem

De modo geral, existem dois modos de realizar o armazenamento em nuvem, através de ferramentas que fazem isso de forma genérica, ou seja, sem haver um critério de especificação quanto ao tipo de arquivo.

E na outra ponta, os sistemas especialistas em gerenciamento e armazenagem de arquivos fiscais digitais.

Serviços genéricos

Em se tratando dos serviços abrangentes de hospedagem em nuvem, temos:

  • Google Drive: é um serviço de Cloud disponível a todos que possuem uma conta no Gmail. É gratuito até o limite de 15 GB para o usuário comum, além de contar com planos personalizados para contas corporativas.
  • OneDrive: serviço oferecido pela Microsoft, com limite de 5 GB para o usuário convencional, contando com planos empresariais a partir de R$262,80 ao ano/usuário.
  • Dropbox: outro serviço de hospedagem de arquivos em nuvem, que pode ser usado gratuitamente desde que o limite de arquivos não exceda a quantia de 2GB por usuário. Assim como o Drive e o OneDrive, a Dropbox possui diversos planos tanto para o usuário comum e profissionais freelancers, quanto para empresas que possuem necessidades mais específicas.
  • Apple iCloud: o serviço é oferecido para usuários de Mac, iPhone e iPad, mas também pode ser utilizado em dispositivos Android.

Serviços especialistas

No que se refere aos serviços especializados em gestão e armazenamento de documentos fiscais, dentre outros players do mercado, temos o Eficiência Fiscal.

Considerando as diversas soluções que a ferramenta dispõe, ela conta com 2 módulos específicos para a gestão dos documentos fiscais. A solução realiza a captura do XML das NF-e emitidas para o seu CNPJ e também dos CT-e em que tenha sido vinculado, além do envio automático dos XML de saída para dentro da plataforma.

Com esses dados o Eficiência gera uma série de relatórios, em diversos formatos, personalizados pelo próprio usuário, fornecendo diversos gráficos comparativos com a representação estatística do volume de compras, principais fornecedores, clientes e uma série de outras informações e gráficos analíticos, entre períodos distintos.

É válido ressaltar que as ferramentas especializadas na armazenagem de arquivos fiscais oferecem aos usuários uma estrutura personalizada para atender de forma mais assertiva as demandas do negócio.

Entretanto, independente do porte da sua empresa, reafirmamos aqui a importância  de contar com alguma solução que possibilite armazenar documentos fiscais na nuvem, quer ela seja genérica ou específica.

O importante é garantir que essas informações estejam em segurança, evitando assim prováveis problemas com o Fisco.

Caso queira mais informações sobre essa gestão profissionalizada de NF-e e outros documentos fiscais digitais, clique aqui e continue lendo nossos artigos no Blog.

 

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Somos uma empresa de outsourcing em gestão tributária PIS, COFINS e ICMS com foco em 3 operações, nas operações de compra, manutenção de itens e venda de mercadorias. Em resumo, possibilitamos que as empresas de nossos clientes possam se dedicar totalmente à suas áreas de especialidade, ou seja, em seu core business e contar com o nosso conhecimento qualificado em gestão tributária para obtenção de resultados cada vez melhores, a um custo muito inferior daquele que seria necessário para manter um departamento desses dentro da empresa ou contratação de consultores externos. Através de uma substancial base de regras fiscais e uma inovadora tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja transações de compra ou de venda.

Deixar comentário.