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Qual a diferença entre representante e responsável legal?

Representante e Responsável legal: Como diferenciar as funções de cada um no certificado digital?
Escrito por Eficiência Fiscal

Se você já precisou lidar alguma vez com certificado digital, provavelmente deve ter visto os termos representante e responsável legal em algum momento. 

Apesar de possuírem funções distintas, eventualmente essas duas palavras são confundidas quanto ao seu significado e aplicação.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que permite assinar digitalmente uma série de documentos e acessar sistemas eletrônicos governamentais.

Assim sendo, por meio dele é possível identificar o titular do certificado e determinar a origem do processo, garantindo a segurança e autenticidade das operações.

Entretanto, em se tratando das operações envolvendo pessoas jurídicas, nem sempre o titular do certificado digital é quem está utilizando esse arquivo eletrônico durante a operação.

Dessa forma, além do titular da certificação, é necessário identificar o representante e o responsável legal pelo certificado.

Mas, qual a diferença entre representante e responsável legal? Entenda aqui.

Representante versus Responsável legal

Representante legal é aquele (pessoa física) que representa o negócio perante a Receita Federal, outras empresas (pessoas jurídicas) e pessoas físicas com as quais tenha estabelecido algum tipo de relação. Deste modo, o representante legal será sempre o dono, sócio ou sócio administrativo da empresa.

Embora haja a possibilidade de emitir uma procuração para nomear um responsável legal para utilizar a certificação em nome do representante e da empresa, a responsabilidade sobre o uso do certificado digital estará sempre sob o representante legal.

Assim, não é possível alterar o representante legal de um certificado digital, ou mesmo atualizar os dados sem invalidá-lo, ainda que seja concedida autorização de uso da certificação digital a terceiros.

Por sua vez, o Responsável legal corresponde à pessoa física a quem foi concedida a autorização de uso, mediante procuração e registro pela Autoridade Certificadora da ICP – Brasil, do certificado digital.

Em outras palavras, é o responsável legal que terá em mãos o certificado digital, bem como a chave criptografada do documento, a fim de que possa assinar documentos e autenticar operações.

Não é necessário que o responsável legal seja um sócio da empresa, entretanto, ao assinar o Termo de Titularidade e Responsabilidade durante a emissão do certificado digital, o responsável legal assume algumas obrigações, como:

  • Comprovar os dados do Certificado Digital através de documentação original;
  • Encarregar-se da criação, troca, utilização e proteção de senhas, chave privada e mídia que contém o certificado.

Para nomear um responsável legal, basta que ambos (representante e responsável) compareçam à uma Autoridade de Registro munidos de todos os documentos necessários e da procuração que autoriza e especifica os poderes concedidos ao responsável legal da certificação digital.

Para não se confundir mais

Como você viu no item anterior, o representante e o responsável legal de um certificado digital possuem funções distintas. 

Entretanto, existem algumas situações que contribuem para que esses termos sejam confundidos no dia a dia.

Uma delas é que o representante também pode ser o responsável legal pelo certificado. Assim, caso não tenha sido indicado oficialmente no Termo de Titularidade um responsável legal o representante pode acabar desempenhando as duas funções.

Outra situação é que todo CNPJ registrado na Receita Federal possui um responsável, ou seja, alguém que representa e responde juridicamente pela empresa. Entretanto, na esfera dos certificados digitais essa pessoa é intitulada como representante.

Assim, a duplicidade de utilização dos termos acaba confundindo muita gente. Mas, que fique claro: o responsável legal para a Receita Federal não é a mesma coisa que o responsável legal pelo certificado digital.

E então, ficou claro para você a diferença entre representante e responsável legal? Nos conte nos comentários.

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

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