As empresas que lidam com a emissão de notas fiscais, especialmente em grandes volumes, estão sujeitas a cometerem erros no preenchimento desses documentos em algum momento.

Todavia, a legislação sempre oferece alternativas para que os contribuintes possam lidar com situações dessa natureza.

Nesse sentido, a carta de correção eletrônica (CC-e) é uma das soluções disponíveis para que as empresas reparem os erros cometidos durante a emissão dos documentos fiscais de forma correta, a fim de evitar que sejam prejudicadas em função deles.

Continue a leitura para se aprofundar mais neste assunto. 

O que é a carta de correção eletrônica? 

Não é possível cancelar uma NF-e após o prazo de 24hs, conforme estabelecido na cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 07/05 .

O cancelamento também não pode ser realizado caso já tenha havido a circulação da mercadoria.

Dessa forma, as alternativas para corrigir informações em notas que já não podem ser canceladas são:

• Emissão de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e);
• Emissão de uma nota fiscal complementar ou de ajuste;

Vamos nos atentar à primeira alternativa citada.

A CC-e tem por objetivo corrigir campos específicos da NF-e, e em hipótese alguma altera o arquivo XML emitido.

Portanto, trata-se de um documento adicional cuja finalidade é esclarecer em forma de texto as correções efetuadas em determinada nota fiscal.

Embora não exista um padrão definido para este documento, é necessário que ele descreva de forma clara e objetiva as correções relativas à nota em até no máximo 1000 caracteres.

Podem ser emitidas até 20 cartas de correção por nota fiscal, no entanto cada nova CC-e precisa reiterar as correções descritas nas anteriores. 

Ou seja, é preciso deixar claro o desejo de manter válido tudo o que foi descrito nas cartas anteriores.

Sobre o prazo de emissão da CC-e

Quanto ao prazo para a emissão da carta de correção eletrônica, ela pode ser feita em até 30 dias (720 horas) a partir da data de autorização do CT-e.

E qual é o prazo de emissão da Carta de Correção Eletrônica? 

Bom, quanto a isso há controvérsias. 

A Nota Técnica 2011.004, no item 6.2 – Regra de validação da CC-e, estabelece que o prazo máximo é de 720 horas (30 dias) a partir da autorização e uso da NF-e.

No entanto, ao analisar a legalidade da limitação deste prazo através da interpretação do Art. 138 juntamente com o Art. 173 do Código Tributário Nacional, o prazo para emissão da CC-e é de 05 (cinco) anos. Isso porque a carta de correção acaba sendo uma espécie de denúncia espontânea, a fim de permitir ao contribuinte sanar qualquer irregularidade antes que haja alguma intervenção fiscal.

Assim sendo, o Manual de Orientação do Contribuinte – Versão 5.0, de março de 2012 que não faz nenhuma menção ao prazo para emissão da carta de correção eletrônica, de maneira que erros em campos específicos da NF-e, citados no item abaixo, sejam corrigidos em qualquer tempo.

Quais alterações podem ser feitas através da CC-e?

Já vimos que a CC-e é utilizada como um documento auxiliar em situações onde a empresa emite uma NF-e com informações incorretas e precisa corrigir isso.

Entretanto, não são todas as informações que podem ser corrigidas com a CC-e. 

Existem situações específicas que admitem o uso da CC-e. Veja algumas:

• CFOP – desde que a natureza dos impostos não seja alterada;
• CST – desde que não haja alteração nos valores fiscais;
• Peso, Volume e Acondicionamento – desde que as correções não alterem a quantidade faturada;
• Dados do transportador (endereço do destinatário) – desde que não altere completamente;
• Razão social do destinatário – desde que não altere completamente;
• Inserir ou alterar dados adicionais (transportadora para redespacho, nome do vendedor, pedido do cliente ou alterar um fundamento legal inserido indevidamente);

O que não pode ser corrigido na CC-e?

Agora que você já sabe o que pode ser corrigido na CC-e e as condições para isso, confira algumas situações que não podem ser alteradas em uma carta de correção:

• Quaisquer valores fiscais que definem o valor do imposto (exemplo: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação);
• Dados cadastrais que alteram completamente o remetente ou o destinatário;
• Descrição dos produtos que alteram as alíquotas dos impostos;
• Destaque de Impostos e outros dados que modificam o cálculo ou operação do Imposto;

Observe que a CC-e flexibiliza a correção de uma série de informações, tais como erros de digitação, endereço do destinatário, preenchimento de espaços em branco, alteração de alguns detalhes na NF-e e tantos outros dados relacionados aos produtos, já mencionados no tópico anterior. 

 Só é preciso tomar muito cuidado para que essas alterações não afetem o valor dos impostos. 

Requisitos para preencher uma carta de correção eletrônica

Como mencionado anteriormente, não existe um modelo padrão de layout ou alguma exigência específica relacionada a forma como a carta de correção eletrônica deve ser preenchida.

Assim, cada sistema de emissão de NF-e dispõe de um layout próprio para a CC-e.  

Entretanto, há alguns fatores que devem ser levados em conta no preenchimento da carta de correção:

1. A descrição precisa ser clara e objetiva;
2. O campo “novo valor” deve ser preenchido com limite mínimo de 15 caracteres e no máximo 1000;
3. Não deve conter acentos e/ou símbolos especiais;

Veja alguns exemplos:

“Altera-se a transportadora utilizada de: Transportadora FLASH LTDA para Transportadora ZOOM LTDA.”;

“Altera-se o peso total de 85 para 100kg.”;

“Altera-se o campo onde se lê: casaco cinza para casaco preto.”;

E assim por diante.

Após o preenchimento do documento, é necessário inserir a assinatura digital do emitente juntamente com o CNPJ (caso não utilize nenhum sistema específico) a fim de conferir legitimidade ao documento. 

Todavia, certifique-se de que as correções não tenham relação com os fatores listados no tópico “O que não pode ser corrigido na CC-e?” deste artigo e que sejam de fácil entendimento.

Corrigir ou cancelar uma NF-e?

Se você chegou até aqui já sabe que existem algumas circunstâncias na NF-e que não podem ser corrigidas pela carta de correção. 

Esse é o momento de considerar outras alternativas, entre elas o cancelamento do documento fiscal. 

Entretanto, cada processo eletrônico tem suas particularidades e é preciso estar atento às formas corretas de realizá-los. 

No caso do cancelamento de uma nota fiscal, é fundamental observar o prazo instituído pela secretaria de fazenda do seu estado para fazer isso.

Além disso, o cancelamento só pode ser solicitado em virtude de erros de digitação ou cálculo caso a mercadoria ainda não tenha sido enviada ou se o cliente desistir da compra.

Lembrando que notas canceladas não podem ser recuperadas, por isso muito cuidado ao realizar esse tipo de operação.

Mas, o que fazer quando não é possível cancelar a NF-e ou emitir uma CC-e?

A alternativa aqui é solicitar uma nota fiscal complementar. 

Através da nota fiscal complementar é possível adicionar dados relativos à quantidade e preço das mercadorias ou valores dos impostos, desde que essas informações sejam remetidas à NF-e original.

Entretanto, esse é um processo mais complexo. Então, se você tiver a opção de realizar o cancelamento ou emitir a carta de correção, será bem mais fácil. 

Sobretudo, redobre a atenção ao lidar com a emissão de documentos fiscais e certifique-se de seguir a risca as diretrizes da legislação. 

Assim você tem mais tranquilidade e segurança durante esse processo e ainda mantém o seu negócio em compliance com o Fisco.

Chegamos ao final de mais um conteúdo aqui do Blog Eficiência Fiscal.

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