É indiscutível que em qualquer negócio, independente do segmento econômico, o descuido com as obrigações fiscais e tributárias pode comprometer a sua sobrevivência. Dessa forma, manter as contas em dia é fundamental, em toda e qualquer organização.

Nesse contexto, ao longo do tempo, foram pensadas e criadas estratégias e mecanismos que pudessem auxiliar o empresário em suas atividades. A nota fiscal eletrônica é um desses instrumentos, sendo concebida a partir  da necessidade de descomplicar a rotina das empresas e melhorar o sistema de fiscalização governamental.

Através dela, tornou-se possível e fácil gerenciar a parte fiscal do negócio, reduzindo custos, agilizando e desburocratizando processos. Entretanto, quando se fala de NF-e, outros conceitos precisam ser abordados, entre eles, o arquivo XML.

Nesse post, você entenderá as principais características do formato XML de uma NF-e, além de compreender qual a sua importância e finalidade.

Mas antes, que tal voltarmos um pouquinho no tempo?

Era uma vez…  

Por volta dos anos 2000, antes de ser criado o modelo eletrônico de notas fiscais, a emissão desses comprovantes eram feitos mediante a confecção de talões, submetidos ao crivo do Fisco.

Em outras palavras, o contribuinte precisava solicitar junto a Secretaria de Fazenda o pedido da AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal), para então poder emitir a Nota Fiscal em suas operações.

Entretanto, alguns problemas eram ocasionados em virtude do preenchimento manual desses documentos. Por exemplo, o profissional responsável não podia errar, pois não eram aceitas notas rasuradas, necessitando o seu cancelamento e inutilização quando isso ocorria.

Além disso, uma parcela considerável de tempo e esforço eram empregados nesse processo, pois em alguns casos, as notas possuíam até 05 vias (imagine cancelar uma nota assim!?).

Logo, também se desperdiçava muito papel, o que trazia muito prejuízo às empresas. Sem contar o espaço que precisava ser separado para o armazenamento de todos esses documentos.

E como se não bastasse, ainda era preciso estar sempre atento ao estoque de talões, uma vez que a falta deles poderia comprometer a emissão dos documentos, afetando também o setor de contas a receber da empresa.

Surge a Nota Fiscal eletrônica

Depois de muita dor de cabeça, horas de trabalho desperdiçadas e pilhas imensas de papel, finalmente é instituída a NF-e. Sua criação culminou na extinção da emissão manual de notas fiscais.  

A ideia de criar o modelo digital deste documento surgiu a partir de uma parceria estabelecida entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil.

Através da implantação do projeto NF-e, não somente compradores/vendedores e contadores foram beneficiados, mas também a sociedade de modo geral, juntamente com os órgãos de fiscalização e controle tributário.

De modo geral, é atribuída ao projeto NF-e a origem de outros dois subprojetos: a Escrituração Contábil e Escrituração Fiscal.

Juntos, os três projetos integraram o SPED (Sistema Público de Escrituração Fiscal e Digital da Receita Federal), tornando dispensável a emissão da AIDF.

Além disso, a implantação desses novos mecanismos ocasionou a modificação drástica nas relações comerciais, uma vez que agora a emissão eletrônica da NF-e tornou-se obrigatória em todo o território nacional.

Como emitir uma NF-e

Em termos de conceito, a nota fiscal se caracteriza como um documento digital gerado para registrar as operações de compra, venda e circulação de mercadorias no país, e também nas prestações de serviços.

Para realizar a emissão desse documento, a primeira coisa a ser feita é utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica, ou seja, um software ou plataforma que ofereça esse tipo de serviço.

Dessa forma, você deverá inserir os dados necessários para a geração do documento, o sistema adquirido irá condensar as informações referentes a sua empresa, cliente e produto/serviço, num formato autorizado pela Secretaria da Fazenda da sua Região, gerando, em seguida, a nota fiscal eletrônica.

Entretanto, existem algumas premissas a serem consideradas para que esse processo ocorra de forma lícita e segura.

A primeira delas é que a utilização do certificado digital é obrigatória, uma vez que somente através dele será atribuída validade jurídica ao documento em questão. Conferindo segurança às transações fiscais da sua empresa.

Dessa forma, o certificado digital representa a autenticação de um documento pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), uma vez que a sua existência pressupõe e ciência e autorização do órgão fazendário para aquela operação.

Outro fator indispensável na emissão de uma Nota Fiscal eletrônica é que a mesma precisa contar com uma representação gráfica que esteja de acordo com os critérios de escrituração fiscal digital estabelecidos. No caso da NF-e essa representação é feita em dois formatos: o arquivo XML e a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Conceituando o XML

Em termos técnicos, o arquivo XML, nomenclatura advinda do inglês eXtensible Markup Language, nada mais é do que uma uma linguagem de marcação cujo objetivo é dar origem a documentos com dados organizados hierarquicamente.

O objetivo básico do XML é uniformizar um conjunto de dados, organizando, separando as informações e consequentemente integrando-a com outras linguagens. Dessa forma, a junção desses códigos poderão ser incorporados aos dados ou textos para que sejam lidos posteriormente por programas de computador, ou mesmo pessoas.

Em síntese, o XML trás um conjunto de regras em sua construção que permitem a troca de informações entre múltiplas aplicações.  

Dessa forma ele acaba servindo de apoio e facilita o cruzamento e compartilhamento de  dados entre os sistemas de informação, principalmente quando o veículo para essa troca é a internet.

O XML da Nota Fiscal eletrônica

Em se tratando do arquivo XML da NF-e, podemos defini-lo como a versão eletrônica de uma nota fiscal.

Sua estrutura atende aos padrões de escrituração fiscal estabelecidos pelas entidades fazendárias, permitindo que este seja utilizado com segurança em todo o território nacional.

Via de regra, toda nota fiscal eletrônica possui uma versão em XML. Em virtude disso, note que ao realizar uma compra, é comum que a empresa fornecedora envie um e-mail com a NF-e (XML) em forma de link para o download da DANFE em PDF.

Entretanto, o que compete validade jurídica ao arquivo XML de qualquer nota fiscal, seja ela de entrada ou saída, é o certificado digital.

Qual a importância do arquivo XML da NF-e?

A legislação brasileira estabelece que as notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas por um período de até 5 anos, após a data de emissão.

Embora as Secretarias de Fazenda tenham acesso a todas as notas fiscais, obrigatoriamente, é de responsabilidade dos envolvidos em uma determinada operação comercial cuidarem do armazenamento desses documentos durante o período estabelecido.

Vale ressaltar que essa regra se aplica tanto para que as operações de troca de bens/serviços e garantia, quanto para que uma possível fiscalização da Receita Federal.

Em função disso, é que se reafirma a importância e utilidade do formato XML da NF-e, uma vez que a partir de sua existência tornou-se dispensável a impressão das notas fiscais, gerando economia substancial em impressão, já que agora, as mesmas estão condensadas dentro do XML.

Em se tratando das vantagens, a nova estrutura das notas fiscais eletrônicas possibilitou a criação de mecanismos para a consulta dos documentos fiscais, como por exemplo, o Portal da NF-e.

Dessa forma, há economia substancial em impressão tornando a utilização XML benéfica no que se refere àquilo que é concebido como ecologicamente sustentável. Além de que os esforços que antes eram aplicados à realização de processos que demandavam tempo excessivo, agora podem ser direcionados à melhoria dos serviços e demais atividades desempenhadas nas organizações.

Garanta o armazenamento seguro das suas NF-e de entrada e saída

A forma mais garantida de armazenar os documentos fiscais da sua empresa é através de uma plataforma na nuvem que presta esse tipo de serviço, de forma que o risco de qualquer informação ser perdida é reduzido a praticamente zero.

Em hipótese alguma é recomendado o armazenamento dos arquivos fiscais da sua empresa somente nos computadores locais, pois em caso de perda ou qualquer espécie de dano à máquina, a dificuldade de recuperar esses arquivos, correndo o risco de perdê-los permanentemente, se torna maior. Deixando o seu negócio refém da sorte de não sofrer uma fiscalização da Receita Federal.

Além do mais, somado à segurança que essas plataformas trazem, elas também oferecem organização e controle mais sistemático das informações através dos inúmeros relatórios que disponibilizam.

Se você está procurando uma solução que te possibilite a consulta, baixa e armazenamento seguro dos documentos fiscais da sua empresa, além de relatórios personalizados sobre as informações contidas nas notas, conheça o Eficiência Fiscal e saiba como podemos contribuir para a otimização dos resultados do seu negócio.