Um dos maiores desafios do empresário dentro de um cenário mercadológico super dinâmico é fazer com que o seu negócio tenha sucesso ao mesmo tempo em que se mantém em dia com as exigências da legislação tributária, que além de complexa também é muito dinâmica.

O fato é que o mercado muda constantemente e todos os dias surgem novas metodologias e tecnologias para atender à essas novas demandas. 

Frente a isso, os gestores precisam buscar alternativas para combinar a adequação às exigências do Fisco com estratégias para promover a eficácia operacional. E o compliance fiscal é uma delas! 

Não sabe o que é compliance fiscal? Não tem problema!

Ao terminar de ler este post você não só entenderá o que é, como também vai aprender como implementá-lo na sua empresa. 

Por isso, não deixe de nos acompanhar até o final, combinado? 

O que é compliance?

O conceito de compliance, do inglês “to comply”, significa “estar em conformidade”. Ou seja, “estar de acordo”, “cumprir” ou “seguir” uma determinada regra ou lei.

Originalmente, o governo norte-americano no início do século XX foi o criador dos primeiros órgãos reguladores. 

A partir de então, as empresas, baseadas nesse modelo de fiscalização governamental, criaram seus próprios métodos para averiguar os níveis de conformidade com a legislação.

Portanto, dentro do ambiente empresarial, o compliance diz respeito a um conjunto de ações estruturadas com o objetivo de cumprir as normas que regulamentam as atividades organizacionais. 

Assim, uma política de compliance implica análises dos processos empresariais a fim de identificar e corrigir as inconformidades encontradas.

Para isso é necessário que a empresa adote alguns procedimentos que possibilitem o monitoramento por completo de todas as práticas relacionadas a cada setor.

É importante que você entenda que o compliance pode ser aplicado de forma ampla e em diversos contextos e áreas de uma empresa. 

Neste conteúdo, especificamente, você vai entender o conceito de compliance voltado aos aspectos fiscais de um negócio.

Desafios do setor fiscal

A legislação tributária é um dos instrumentos utilizados pelo governo para garantir a saúde da econômica e financeira do país. 

Através das políticas fiscais e tributárias é que são adquiridos os recursos necessários para as políticas públicas do país. 

Partindo de um ponto de vista estrutural, ao analisar o texto de uma lei podemos observar que ele aborda diversos aspectos, como:

• quais tributos serão pagos;
• sobre quem recai a responsabilidade tributária pelo pagamento do tributo;
• quais as formas de cobrança existentes para o tributo;
• como e quem (qual órgão) irá fiscalizar se está sendo pago;
• penalizações e demais sanções para casos em que a regra for violada;

Agora imagine, a nossa legislação é muito dinâmica, todos os dias são aprovados inúmeros decretos, emendas constitucionais, leis ordinárias, leis delegadas, medidas provisórias, etc, que alteram diversos aspectos da legislação.

Quando analisamos amplamente o contexto em que as empresas estão inseridas, de longe o principal desafio que estas enfrentam diz respeito à complexidade do sistema tributário brasileiro.

Sempre que há uma nova alteração na legislação é preciso correr contra o tempo para se adequar às mudanças e se manter em conformidade com o fisco. 

Assim, este é um dos maiores, se não o maior, desafio que o gestor enfrenta na administração do seu negócio.

Os esforços para garantir a adequação às regras também variam conforme o tamanho da empresa e setor de atuação. 

Quanto maior a empresa e mais específico o segmento, mais complexa se torna essa tarefa.

Grandes corporações demandam um esforço maior para cumprir com todas as obrigatoriedades, necessitando, em alguns casos, até de um departamento inteiro focado nessas atividades.

Por sua vez, micro e pequenos empresários podem realizar tudo com mais facilidade, desde que tenham domínio sobre os aspectos legais do seu negócio ou contem com serviços especializados em gestão fiscal e tributária. 

Relacionado às inúmeras obrigações que precisam ser entregues ao Fisco temos outro problema: a preocupação em cumprir os prazos pode comprometer a qualidade das informações enviadas.

Afinal, o Fisco exige mais do que o simples envio das informações. 

É necessário garantir a veracidade das informações enviadas nas três esferas fiscalizadoras: municipal, estadual e federal.

O que é compliance fiscal?

O compliance fiscal age de forma preventiva através de ações que mantêm a empresa em conformidade com as exigências da legislação, especialmente nas questões relacionadas ao pagamento de tributos e o cumprimento das normas do SPED.

Os gestores precisam enfrentar inúmeros desafios para manter o seu negócio funcionando de forma regular perante o fisco. 

Qualquer falha ou irregularidade, por mais simples que seja, sujeita a empresa sofrer penalizações aplicadas pelos órgãos fiscalizadores.

Dessa forma, o compliance, sobretudo na área fiscal, é uma alternativa para proteger a empresa contra esse tipo de problema. 

Se você é empresário, já sabe que os aspectos fiscais e tributários de um negócio exigem muita atenção e conhecimento técnico. Além disso, é fundamental estar sempre se atualizando frente às alterações na legislação. 

Outro ponto é que as empresas precisam estar atentas quanto aos prazos para a entrega das obrigações definidos no calendário fiscal.

A partir do momento em que são adotadas práticas de compliance, problemas com perda de prazos e envios incompletos são prevenidos. 

O compliance fiscal tem um objetivo básico: assegurar a qualidade das informações e garantir que elas estejam sendo enviadas dentro do prazo.

Pense em quantas obrigações as empresas já têm que prestar ao Fisco periodicamente. Agora, some isso à elevada carga tributária paga ao Estado anualmente.

Imagine fazer tudo isso e ainda ter que arcar com multas, juros, correção monetária e uma série de outras despesas, ainda, impedimento de certidão negativa, etc?

Nenhuma empresa está incólume de cometer deslizes. 

Por essa razão se torna preciso se assegurar de todos os lados e adotar imediatamente as boas práticas de compliance no seu negócio. 

Mas não se preocupe, nós vamos te ajudar. 

Colocamos abaixo algumas dicas que vão lhe ajudar a aplicar o compliance efetivamente nas rotinas do seu negócio.

Como implantar o compliance fiscal na minha empresa?

Se você chegou até aqui, já entendeu que compliance significa manter a sua empresa em dia com as obrigações fiscais. 

É claro que praticar o compliance envolve a adoção e implementação de uma série de ações e procedimentos para viabilizar esse processo. 

O primeiro passo é definir uma política de compliance, ou seja, organizar de forma metódica e estruturada as regras, normas e práticas que irão orientar os processos dentro da empresa, independente do setor. 

Por isso, é preciso criar uma política levando em consideração as particularidades da organização. 

Uma vez feito isso, tudo é acompanhado, calculado e monitorado antes que as informações cheguem ao Fisco.

E aqui cabe uma ressalva, não basta apenas criar um documento enorme com todas as normas a serem seguidas. 

Uma política de compliance efetiva busca guiar os colaboradores em suas rotinas de trabalho. 

Assim a adequação às regras torna-se mais fácil e é possível antecipar-se à falhas operacionais. 

“Mas, o que exatamente compõe uma política de compliance fiscal?” 

Na prática, algumas das ações que integram uma política de compliance, são:

1. definição de um regime de tributação adequado; 
2. escrituração correta dos documentos fiscais das empresas;
3. elaboração de um controle de estoques fiel à realidade da empresa;
4. preenchimento correto das informações nas obrigações tributárias acessórias;
5. aproveitamento correto dos créditos;
6. apuração correta da base de cálculo e aplicação precisa das alíquotas de cada tributo;
7. manter atualizado o cadastro de itens de produtos da empresa.

O segredo para uma política de compliance efetiva é a execução de todas essas atividades de uma forma estruturada. 

Nos próximos tópicos deste artigo mostraremos o passo a passo para você arquitetar um processo completo de compliance na sua empresa!

Faça um bom planejamento tributário  

A criação do SPED promoveu a consolidação das diretrizes responsáveis por reger o sistema fiscal e tributário no país.

A partir dele, inúmeras empresas puderam deixar de operar na informalidade e trazer as suas atividades para um patamar mais profissional. 

Entretanto, as regras fiscais variam conforme o regime tributário e o segmento de atuação de um negócio. Por isso, a elaboração de um bom planejamento tributário é o primeiro passo para a implantação de uma política de compliance fiscal eficiente. 

Através dele é possível saber com precisão quais tributos a empresa precisa pagar, com que frequência eles devem ser pagos ao longo do ano e as formas corretas para comprovar o pagamento deles ao governo.

Assim você poderá prever quais tributos irá pagar dentro de um determinado período. 

A princípio pode parecer algo básico, mas estes cuidados fazem toda a diferença para a saúde financeira do seu negócio.

A finalidade do planejamento tributário é justamente desenvolver uma estratégia que permita a redução da carga tributária proporcionando um alívio nos custos para manter o negócio funcionando. 

Ou seja, com o planejamento tributário é possível prevenir a incidência de um determinado tributo, reduzir o valor de tributos pagos ou mesmo retardar uma determinada obrigação. 

Claro, tudo isso dentro da lei. 

Assim, faça um levantamento das informações comerciais e financeiras da sua empresa, como por exemplo, faturamento, despesas em geral, compras e margem de lucro.

Com esses dados em mãos, e o auxílio de um profissional contábil, você terá um ponto de partida para definir estratégias que permitam conduzir de forma mais equilibrada a relação empresa/fisco. 

Torne a gestão dos documentos fiscais uma prioridade

Se por um lado o processo de compliance começa com a elaboração do planejamento tributário, ele é sustentado através da gestão dos documentos fiscais da empresa. 

Isso porque esse processo garante maior controle sobre as entregas e registro dos documentos fiscais recebidos e emitidos pela empresa. 

Também é necessário estar atento quanto à veracidade das informações contidas nestes documentos. 

Dessa forma, qualquer hipótese de erro, quer seja intencional ou não, é descartada e você consegue manter a sua empresa segura.

O fato é que acompanhar as mudanças no cenário fiscal e tributário do país não é tarefa fácil e é por isso mesmo que o setor fiscal e tributário de uma empresa precisa ser extremamente organizado.

Uma das formas de organizar corretamente e de forma segura esses documentos é utilizar de tecnologias que permitem o armazenamento na nuvem. 

A gestão de arquivos digitais minimiza o risco de perda dos documentos, reduz custos com impressão e oferece uma forma de exercer um controle bem mais efetivo sobre as informações.

Além de manter esses dados a salvo de perdas, uma vez que o armazenamento se dá por meio digital, a facilidade de acesso aos mesmos torna-se bem mais acessível. 

Assim, a empresa ganha agilidade ao mesmo em tempo em que garante estar se resguardando jurídica e financeiramente.

Neste ponto vamos para o próximo tópico do nosso checklist de compliance fiscal.

Entenda as regras fiscais do segmento em que a sua empresa atua

Não é segredo que a legislação fiscal e tributária do nosso país é super complexa. Além dos tributos federais, existem inúmeros tributos de competência estadual e municipal. 

Por isso é fundamental estar por dentro das regras que norteiam as atividades relacionadas ao segmento em que a sua empresa atua.

Assim você garante estar em conformidade com o Fisco em suas múltiplas esferas de atuação.

Esteja sempre preparado para fiscalizações

Prevenir um incêndio ou apagar o fogo, o que você prefere?

Ser fiscalizado a qualquer momento é um risco real e ter isso em mente faz toda a diferença 

Lembre-se que a prática cria o hábito. A conformidade precisa ser praticada todos os dias em cada processo e não ser tratada como algo esporádico. 

A essência do compliance fiscal é mantê-lo SEMPRE em dia com as obrigações. 

Ou seja, ele é um instrumento de prevenção e não um extintor de incêndios, certo? 

Então, não espere a Receita bater a sua porta para regularizar os processos internos do seu negócio.

Busque manter os processos padronizados, os documentos fiscais organizados e se puder até invista em auditorias para averiguar a entrega das obrigações acessórias nos últimos anos.

Faça da tecnologia uma aliada

Desde o início estamos falando sobre como é importante seguir a risca a legislação e estar sempre atualizado. 

Mas, nós sabemos que esta é uma tarefa muito complicada, principalmente se você não puder contar com o apoio tecnológico. 

Por isso, não podemos deixar de mencionar como é importante você ter na sua empresa uma ferramenta que te dê esse suporte.

Com tantas mudanças na legislação, imagine ter que atualizar cada nova informação manualmente?

O fato é que contar com o suporte de uma tecnologia que te ajude a manter uma política de compliance através da gestão fiscal e tributária, deixou de ser um luxo, é uma necessidade.

Existem soluções tecnológicas no mercado que realizam este trabalho de forma bem mais prática, rápida e segura.

A proposta do Eficiência Fiscal, por exemplo, é justamente essa: reforçar os níveis de conformidade das empresas para com o Fisco.  

Através dele todas as operações envolvendo o CNPJ da sua empresa são rastreadas, capturadas e armazenadas em uma plataforma totalmente na nuvem. 

Além disso, a ferramenta analisa as informações contidas nesses arquivos a fim de identificar as inconsistências e sugerir as correções adequadas. 

Se você ainda não conhece e tem interesse em saber como funciona o EF, basta clicar no botão abaixo e poderá tirar todas as suas dúvidas.