Gestão

Organização dos documentos fiscais: por onde começar?

Por onde começar organizar os documentos fiscais - Homem trabalhando em seu notebook com um das mãos sobre o teclado e outra na mesa digitalizadora
Escrito por Eficiência Fiscal

Se você deseja ganhar agilidade na execução das tarefas e evitar ser penalizado pelo Fisco por descumprir regras e prazos, então a organização dos documentos fiscais precisa se tornar uma prioridade na sua empresa o quanto antes!

Sabemos que podem surgir algumas dificuldades nesse processo, afinal as empresas são obrigadas a emitir documentos fiscais para registrar compra e venda de produtos/serviços.   

Então, por onde começar essa organização de documentos fiscais?

Preparamos esse conteúdo para te ajudar a entender a importância de manter os arquivos fiscais em ordem e os métodos mais adequados para fazer isso. 

Ao final, você perceberá que manter os documentos fiscais organizados não precisa ser uma tarefa chata e trabalhosa, desde que você possa contar com a metodologia e ferramentas certas para te ajudar.

Lembre-se que a organização é:

  • A melhor amiga da produtividade; 
  • A maior aliada daqueles que almejam crescer os seus empreendimentos de forma sólida no mercado;
  • Um dos meios que permitem que você alcance os seus objetivos sem abrir mão da segurança de manter o seu negócio em conformidade com o Fisco.

Tudo pronto aí? Então já pegue papel e caneta e vamos ao que interessa.

Por que organizar os documentos fiscais é tão importante?

Emitir notas fiscais faz parte da rotina das empresas, afinal é por meio desses documentos que as operações de compra e venda de produtos/serviços e pagamento de tributos são registradas.

Por outro lado, manter os arquivos fiscais em ordem traz uma série de benefícios para os negócios, como:

  • Minimizar o retrabalho e maximizar a produtividade;
  • Prevenir multas e prejuízos financeiros;
  • Evitar irregularidades fiscais;
  • Aumentar sua competitividade no mercado; 

Mas, ter esse cuidado para com a organização dos documentos fiscais não se limita ao ganho de produtividade e facilidade no desempenho das tarefas.

É importante destacar que a legislação estabelece prazos específicos para o armazenamento de arquivos, conforme o tipo de documento. 

Ao respeitar essas diretrizes você evita ter que pagar multas em casos de fiscalização, não perde os prazos, mantém a qualidade das suas entregas e potencializa resultados.

Dicas para você organizar melhor os seus arquivos fiscais 

Agora que você já entendeu a importância de manter os documentos fiscais organizados, é necessário compreender como isso pode ser colocado em prática.

Veja, a seguir, algumas dicas para melhorar a organização dos documentos fiscais do seu negócio e entenda como é possível facilitar esse processo através das ferramentas certas. 

Armazene os arquivos fiscais na nuvem

Se você ainda não utiliza o recurso de armazenamento na nuvem dos arquivos eletrônicos, é hora de incluir esse mecanismo no seu radar de possibilidades.

Além de possibilitar que você organize os dados da sua empresa de forma personalizada, seja em pastas separadas por temas ou qualquer outro método de sua preferência, o cloud computing ainda garante a segurança desses arquivos.

Com isso você não corre o risco de perder informações importantes e a entrega das obrigações fiscais da empresa não é comprometida. 

Centralize a gestão dos documentos fiscais 

Se você almeja tornar a gestão dos arquivos fiscais digitais mais eficiente, uma das primeiras coisas que deve fazer é estabelecer um mecanismo que funcione como uma espécie de matriz de dados, a partir do qual todos os documentos importantes possam ser acessados.

Esse item está diretamente relacionado ao que foi tratado no tópico anterior. 

Veja bem, o armazenamento na nuvem é um recurso de backup, ou seja, é onde você vai guardar os dados, mas você precisa de uma ferramenta de gestão para conseguir acessar esses arquivos.

Para ficar mais claro, perceba que o mesmo ocorre com a WEB.

Por exemplo, a internet, de certa forma, é um mecanismo de hospedagem de páginas online/sites, mas você precisa utilizar um navegador (Google, Mozilla, Microsoft Edge, Bing, etc) para encontrar e visualizar as informações dessas páginas, correto?

Em ambos os casos – Internet & Navegadores ou Cloud Computing & Gestão de documentos – há uma co-dependência entre esses dois recursos. 

Felizmente, as ferramentas de gestão de documentos fiscais incluem o armazenamento em nuvem, então fique tranquilo pois, adiante, você receberá os direcionamentos essenciais para escolher a ferramenta mais adequada às necessidades do seu negócio.

Por hora, note que essa centralização da gestão de documentos traz alguns benefícios, como por exemplo:

  • Te ajuda a encontrar mais rápido o que procura;
  • Facilita o desenvolvimento das atividades da sua equipe;
  • Otimiza o recurso mais precioso que temos: o tempo.

Além disso, ter todos os documentos fiscais reunidos em um único local viabiliza que as obrigações legais sejam cumpridas dentro dos prazos, ao mesmo tempo em que previne uma série de problemas durante esse processo.

Tenha uma ferramenta específica para te ajudar

Tudo o que foi proposto nos tópicos anteriores pode ser executado por meio de ferramentas especializadas em gestão e armazenamento de arquivos fiscais eletrônicos.

Além da possibilidade de organizar as NF-es, NFC-es, CT-es e outros arquivos do SPED de forma personalizada, as tecnologias de gestão fiscal contribuem para tornar os processos mais eficientes e, consequentemente, promover a produtividade tanto nas empresas quanto nos escritórios de contabilidade.

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Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

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