Gestão

Entenda porque a organização dos documentos fiscais deve ser uma prioridade na sua empresa

organização dos documentos fiscais - homem em pé, de costas, olhando para quadro repleto de anotações
Escrito por Eficiência Fiscal

Manter os documentos fiscais da sua empresa organizados é fundamental para que seja possível executar tarefas com maior agilidade, além de evitar penalizações devido a pendências fiscais. 

Sabemos das dificuldades que podem surgir neste processo, por isso queremos ajudá-lo. 

Neste post você vai entender a importância de assegurar a organização dos documentos fiscais da sua empresa e descobrir quais os métodos adequados para tornar esta tarefa bem mais fácil do que você imagina.

Nos acompanhe na leitura!

Por que a organização dos documentos fiscais é tão importante?

A emissão de documentos fiscais faz parte da rotina de trabalho nas empresas, afinal é por meio deles que as operações efetuadas são registradas. 

Assim, organizar os documentos fiscais do seu negócio possibilita que as atividades sejam desenvolvidas com maior precisão, proporcionando maior produtividade e tornando o negócio mais competitivo. 

Entretanto, os benefícios em manter os documentos fiscais organizados não são o único e principal motivo para que isto seja uma prioridade para você, empreendedor. 

As razões para prezar pela organização dos arquivos fiscais do seu negócio vão além do ganho de produtividade e facilidade no desempenho das tarefas. 

É preciso respeitar uma série de diretrizes legais que determinam o tempo de armazenamento mínimo para cada tipo de documento. 

Dessa forma,  você evita ter que pagar multas em casos de fiscalização, não perde os prazos e a qualidade no trabalho é mantida.

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Atenção aos prazos para guarda dos arquivos fiscais

A legislação determina o prazo mínimo de guarda dos documentos fiscais, quer sejam eletrônicos ou físicos.

Especificamente no caso da NF-e, tanto o emitente quanto o destinatário devem conservar esses arquivos pelo tempo pré-fixado pela legislação.

Nesse sentido, a grande vantagem das notas fiscais eletrônicas é que não é necessário dispor de um espaço físico para guardá-las. 

Assim, a melhor forma de conservar esses documentos é salvando o arquivo XML das notas em uma plataforma online.

Adiante exploraremos mais profundamente este aspecto. 

Dicas para garantir a melhor organização dos seus arquivos fiscais 

Agora que você já entendeu a importância de manter os documentos fiscais organizados, veja como colocar isso em prática hoje mesmo aí na sua empresa.

Centralize a gestão dos documentos fiscais 

A primeira dica para tornar a organização dos documentos fiscais da sua empresa mais eficiente é estabelecer um único local onde eles possam ser encontrados, quer sejam arquivos físicos ou eletrônicos.

Assim, fica bem mais fácil encontrar rapidamente o que se procura, o que facilita o desenvolvimento das atividades na empresa e otimiza o tempo dos seus colaboradores. 

Além disso, a possibilidade de ter reunido em um único local todos os documentos fiscais possibilita cumprir as obrigações legais dentro dos prazos, evitando maiores complicações nesse processo.

Armazene os arquivos fiscais digitais na nuvem

Este tópico, especificamente, é diretamente relacionado à armazenagem dos arquivos fiscais eletrônicos.

Nesse sentido, nossa sugestão, se você ainda não utiliza esse recurso, é usufruir do armazenamento na nuvem

Além de possibilitar que você organize os documentos fiscais da sua empresa da forma como preferir, seja em pastas separadas por temas ou qualquer outro método, o cloud computing ainda garante a segurança desses arquivos. 

Com isso você não corre o risco de perder informações importantes e a entrega das obrigações fiscais da empresa não é comprometida. 

Estamos nos aproximando do final deste conteúdo, então vamos para a próxima e última dica?!

Conte com uma ferramenta específica para lhe auxiliar

As ações propostas nos tópicos anteriores podem ser executadas de uma única vez se você puder contar com uma ferramenta tecnológica que te permita centralizar o gerenciamento dos arquivos eletrônicos armazenando-os na nuvem.

Além da possibilidade de organizar as NF-es, NFC-es, CT-es e outros arquivos do SPED de forma personalizada, os processos tornam-se mais eficientes e, consequentemente, há ganhos significativos em produtividade.

Vamos recapitular as principais razões para você manter os documentos fiscais eletrônicos da sua empresa organizados?

Razões para priorizar a organização dos documentos fiscais digitais do seu negócio

Lembrando que essas dicas além de auxiliá-lo na gestão fiscal do seu negócio ainda possibilita a você estar em compliance com o Fisco!

Está procurando por uma solução assim? 

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Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Somos uma empresa de outsourcing em gestão tributária PIS, COFINS e ICMS com foco em 3 operações, nas operações de compra, manutenção de itens e venda de mercadorias. Em resumo, possibilitamos que as empresas de nossos clientes possam se dedicar totalmente à suas áreas de especialidade, ou seja, em seu core business e contar com o nosso conhecimento qualificado em gestão tributária para obtenção de resultados cada vez melhores, a um custo muito inferior daquele que seria necessário para manter um departamento desses dentro da empresa ou contratação de consultores externos. Através de uma substancial base de regras fiscais e uma inovadora tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja transações de compra ou de venda.

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