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Você sabe quais são os principais tipos de notas fiscais e quando utilizar cada um?

Conheça os principais tipos de notas fiscais - Na imagem de fundo azul temos um ícone representando um documento com um “check” em verde, acompanhado do texto “Tipos de notas fiscais”, e no rodapé do canto inferior direito o endereço do Blog Eficiência Fiscal.
Escrito por Eficiência Fiscal

A nota fiscal é um documento super importante para o registro dos processos de comércio e movimentação de produtos.

Nesse sentido, ela é um instrumento essencial para garantir o pagamento adequado dos impostos e promover o combate à sonegação fiscal.  

Sabemos que a nota fiscal pode ser configurada em diversos formatos, a fim de atender às peculiaridades de cada tipo de operação.

Nesse post, vamos abordar os principais tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil e suas respectivas categorias:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e);
  • Nota Fiscal Complementar;
  • Nota Fiscal Denegada;
  • Nota Fiscal Rejeitada;
  • Nota Fiscal de Devolução;
  • Nota Fiscal de Exportação;
  • Nota Fiscal de Remessa;
  • Nota Fiscal de Retorno;

Assim, esperamos que ao final do conteúdo você consiga identificar as diferenças e semelhanças entre elas e saiba exatamente quando utilizar cada uma.

Vamos lá?

Conceituando a nota fiscal

Antes de partir para a diferenciação dos tipos de notas fiscais, é necessário que você entenda o que é, de fato, esse documento. 

Como foi dito na introdução deste artigo, a nota fiscal é um instrumento pelo qual o Governo pode garantir que os tributos sejam calculados e recolhidos de forma adequada. 

Portanto, todas as empresas, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), são obrigadas a emitir esse documento.

Dessa forma, a função da nota fiscal consiste no registro das operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços com objetivo de viabilizar o recolhimento dos impostos e a fiscalização pelos órgãos competentes.

Em todo o caso, entender a função desse documento é essencial para a boa gestão do negócio, uma vez que erros implicam em desperdício de material e retrabalho, além de deixar a empresa sujeita a não conformidade com o Fisco.

Tipos de nota fiscal

Agora que você já sabe qual a finalidade do documento fiscal, vamos explorar os principais tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, bem como o contexto em que cada uma deve ser aplicada.  

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a nota fiscal eletrônica é utilizada para registrar as operações comerciais envolvendo produtos físicos.

A validade jurídica desse documento é conferida pela assinatura digital do remetente. Além disso, por se tratar de um arquivo eletrônico, sua utilização contribui para minimizar custos com papel, impressão e espaço físico para armazenamento desses documentos.

A emissão da nota fiscal eletrônica, por sua vez, fica a cargo das Secretarias da Fazenda de cada Estado, uma vez que esse documento interfere diretamente no recolhimento do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Dessa forma, sempre que um produto é vendido pela internet, o consumidor irá receber  a versão com validade fiscal da NF-e, ou seja o arquivo XML, diretamente em seu e-mail.  

Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), será enviado ao consumidor acompanhando o transporte do produto a fim de evitar problemas com a fiscalização.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Esse tipo de nota fiscal é emitido exclusivamente por empresas prestadoras de serviço e está diretamente relacionada ao recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Por ser de competência municipal, as regras e exigências quanto ao formato deste documento podem variar de cidade para cidade.

Entretanto, algumas das características gerais da NFS-e, são:

  • Pode ser cancelada em até cinco dias após a sua emissão;
  • Obrigatoriamente, deve ser armazenada por cinco anos;
  • É emitida assim que o serviço é finalizado;
  • Deve registrar apenas um tipo de serviço;

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

É a nota fiscal emitida no varejo para o consumidor final, através da qual é eliminada a nota de venda ao consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal.

O grande diferencial desse tipo de documento é que ele pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, dispensando o uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Assim, os requisitos para emitir a NFC-e são:

  • Um computador com conexão estável com a internet;
  • Estar com a Inscrição Estadual (IE) regularizada;
  • Ter uma impressora à disposição (térmica, laser ou deskjet);
  • Possuir Certificado Digital de Pessoa Jurídica, padrão ICP-Brasil, com o CNPJ do estabelecimento;
  • Estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda do seu Estado e ter em mãos a permissão emitida pelo órgão fazendário;
  • Informar o Código de Segurança do Contribuinte – CSC (token) disponibilizado pela SEFAZ durante o credenciamento da empresa;
  • Sistema emissor de NFC-e;

Lembrando que é necessário verificar junto a Secretaria da Fazenda se o seu Estado já aderiu a essa modalidade de nota fiscal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e, por sua vez, é utilizado especificamente em operações envolvendo o transporte de mercadorias.

Através dele é possível ganhar maior agilidade na movimentação dos produtos ao mesmo tempo em que se garante a redução de faturas e pagamentos duplicados, de forma a eliminar divergências nas informações das notas e os produtos transportados.

São informações indispensáveis no CT-e:

  • Dados do remetente e do destinatário;
  • Chave de acesso da nota fiscal, série, CFOP, NCM e data de emissão;
  • Valor cobrado pelo serviço;
  • Impostos cobrados;

Lembrando que só é necessário emitir o CT-e para transporte intermunicipal/interestadual de mercadorias.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Regulamentado pelo Ajuste SINIEF 21, de 10 de Dezembro de 2010, esse tipo de documento eletrônico, semelhante ao CT-e, é utilizado durante a movimentação interestadual de cargas, substituindo o “Manifesto de Carga Modelo 25”.

Ao realizar a emissão do MDF-e, o contribuinte deverá transmitir esse documento para a SEFAZ do seu respectivo Estado e aguardar a autorização on-line do órgão fazendário para então gerar o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos).

No caso, o DAMDFE é que irá acompanhar a mercadoria até que esta chegue ao seu destino final, juntamente com o DACTE do CT-e e o DANFE da NF-e.  

O MDF-e tem algumas funções, entre elas:

  • Reunir as informações sobre as mercadorias relacionadas em vários CT-e/NF-e transportados naquele mesmo veículo.
  • Conferir maior agilidade no registro em lote dos documentos em transporte;
  • Identificar o responsável pelo transporte em cada trecho do trajeto percorrido;
  • Relacionar quaisquer alterações ou substituições relacionadas às unidades de transporte ou da carga, bem como dos condutores;
  • Documentar o início e fim do processo de transporte da mercadoria e viabilizar o rastreio físico da carga;
  • Tornar o trabalho nos postos de fiscalização mais ágil;

Nesse ponto, cabe uma ressalva: Não confunda MDF-e e MD-e (Manifesto do Destinatário). 

O manifesto do destinatário é um evento da NF-e com o objetivo de conferir ao receptor da nota fiscal a chance de se posicionar quanto a sua participação naquela operação. 

Já o MDF-e é um documento que irá acompanhar a mercadoria durante a sua movimentação. 

Portanto, são documentos específicos com finalidades distintas.

Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar tem a função de corrigir informações sobre quantidade de mercadoria ou valor de imposto inferior ao correto descritas na NF-e, a fim de que os impostos sejam pagos corretamente.

Basicamente, esse documento é emitido para explicar a diferença levando em conta as seguintes situações:

  • Reajustes nos preços (ou aumento do valor original) dos produtos/serviços;
  • Oscilação da cotação da moeda em operações de exportação;
  • Erros de lançamento ou de classificação fiscal;

Nesse sentido, a nota fiscal “original” + nota fiscal complementar devem representar a operação correta, tanto em quantidade como valor dos produtos e tributos recolhidos sobre aquela operação.

Vale lembrar que a nota fiscal complementar sempre deve referenciar a NF-e original, de forma a declarar o motivo pelo qual a mesma foi emitida.

Nota Fiscal Denegada

A nota fiscal denegada recebe esse status quando a SEFAZ identifica alguma irregularidade entre as partes envolvidas na operação.

Via de regra, existem três razões para que uma nota seja denegada:

  1. o emissor está irregular com o Fisco;
  2. o destinatário está irregular com o Fisco;
  3. o destinatário não está habilitado a operar na unidade federativa;

Ou seja, se o destinatário da operação estiver com a Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada (ou em processo de baixa), ou esteja com os dados desatualizados, a nota fiscal será classificada como “denegada”.

Uma vez, que isso tenha ocorrido, não é possível editar, alterar ou mesmo reutilizar a sua numeração, pois ela é considerada emitida na Secretaria da Fazenda.

Outro ponto a ser destacado é que embora a nota fiscal denegada não tenha valor fiscal, ela precisa ser registrada na contabilidade e armazenada por cinco anos, conforme estabelece a legislação.

Em se tratando de documentos fiscais, é fundamental agir sempre de forma preventiva. 

Manter as informações cadastrais dos seus fornecedores atualizadas, realizar a consulta do CNPJ antes de efetivar as operações e prezar pela organização dos documentos fiscais do seu negócio são boas práticas que podem te ajudar a evitar este e outros problemas com notas fiscais.

Nota Fiscal Rejeitada

A nota fiscal rejeitada, como o próprio nome já diz, é um documento rejeitado pela Secretaria da Fazenda em virtude de algum erro em sua composição, apontado pela própria SEFAZ.

A principal característica das notas fiscais rejeitadas é que elas admitem correção. 

Ou seja, elas podem ser corrigidas e enviadas novamente com a mesma numeração, diferente da nota fiscal denegada mencionada no tópico anterior.

Existem aproximadamente 600 (seiscentos) motivos para justificar a rejeição de uma nota fiscal, como:

  • falhas nos cálculos;
  • informações incorretas;
  • CNPJ incorreto ou inválido;
  • certificado digital inválido;
  • CNPJ do certificado digital diferente do que foi indicado na NF-e;
  • IE (inscrição estadual) errada;
  • nota duplicada;
  • erros na descrição dos impostos;
  • prazo para cancelamento da NF-e excedido;
  • a empresa não está habilitada para emitir notas fiscais;
  • número da NF-e corresponde a uma nota fiscal denegada (neste caso basta corrigir a numeração da nota);

E por aí vai.

Dessa forma, os motivos para a não autorização da nota são outra característica que diferencia a denegação e rejeição de uma nota fiscal.

Todavia, em ambos os casos (denegação e rejeição), a finalização do processo ao qual a nota se refere não é autorizado pela SEFAZ.

Nota Fiscal de Devolução

A nota fiscal de devolução, por sua vez, cumpre a função de anular operações de compra e venda que não tenham sido concretizadas.

Via de regra, ela é emitida quando vencido o prazo para cancelamento da nota fiscal ou quando o destinatário rejeita a mercadoria. 

Dessa forma, a nota de devolução é necessária para evitar o pagamento indevido de tributos.

Basicamente, existem dois tipos de notas de devolução:

Nota fiscal de devolução de compra: emitida, por exemplo, nos casos em que o fornecedor envia um produto com algum defeito de fabricação.

Nota fiscal de devolução de venda: emitida quando o destinatário da operação de venda recusa o produto.

Nota Fiscal de Exportação

Trata-se das notas emitidas para mercadorias enviadas para clientes no exterior.

Esse documento deve conter as informações de endereço do cliente final, local de embarque e o também o local de transposição da fronteira. 

É válido lembrar que o Brasil possui uma série de incentivos fiscais para operações de exportação, assim também é importante se certificar de informar o CFOP correto na nota.

Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é gerada para acompanhamento de um produto já registrado em outra operação fiscal.

Ela é emitida com o objetivo de simplificar o controle da movimentação das mercadorias, possibilitando a comprovação da procedência da carga caso haja alguma fiscalização da Receita Federal.

Dentre as situações que admitem o uso das notas de remessa, destacam-se:

  • Brindes;
  • Conserto;
  • Doações;
  • Consignação;
  • Industrialização;
  • Demonstração;
  • Depósito externo;
  • entre outras;

No que se refere a tributação, varia de operação para operação. Podem ocorrer situações em que a nota será isenta ou suspensa da cobrança do imposto.

Assim, cabe avaliar cuidadosamente cada caso de forma específica a fim de que os impostos não sejam pagos indevidamente.

Nota Fiscal de Retorno

Por fim, a nota fiscal de retorno também é utilizada para acompanhamento das mercadorias que estão entrando na empresa. 

Exemplos de situações onde as notas fiscais de retorno são utilizadas:

  • Feira;
  • Comodato;
  • Conserto;
  • Demonstração;
  • Industrialização
  • Consignação;
  • Depósito fechado ou armazém;
  • Venda fora do estabelecimento;
  • entre outros;

Como você pode notar, as notas fiscais mencionadas nesse artigo podem ser utilizadas em situações específicas. Por isso, sempre que surgir alguma dúvida, recorra ao Manual de Preenchimento da NF-e, disponível no Portal da NF-e a fim de obter auxílio.

Além disso, com tantos tipos diferentes de notas fiscais, é importante garantir que esses arquivos estejam guardados em segurança, observando as exigências da legislação. 

Felizmente, a tecnologia oferece uma série de possibilidades nesse sentido, entre eles o armazenamento na nuvem dos documentos fiscais digitais.

Falamos sobre isso nesse conteúdo aqui, é só clicar para ler.

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Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

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