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Você sabe quais são os principais tipos de notas fiscais e quando utilizar cada um?

Conheça os principais tipos de notas fiscais - Na imagem de fundo azul temos um ícone representando um documento com um “check” em verde, acompanhado do texto “Tipos de notas fiscais”, e no rodapé do canto inferior direito o endereço do Blog Eficiência Fiscal.
Escrito por Eficiência Fiscal

A nota fiscal é um documento super importante para o registro dos processos de comércio e movimentação de produtos.

Nesse sentido, ela é um instrumento essencial para garantir o pagamento adequado dos impostos e promover o combate à sonegação fiscal.  

Sabemos que a nota fiscal pode ser configurada em diversos formatos, a fim de atender às peculiaridades de cada tipo de operação.

Nesse post, vamos abordar os principais tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil e suas respectivas categorias:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e);
  • Nota Fiscal Complementar;
  • Nota Fiscal Denegada;
  • Nota Fiscal Rejeitada;
  • Nota Fiscal de Devolução;
  • Nota Fiscal de Exportação;
  • Nota Fiscal de Remessa;
  • Nota Fiscal de Retorno;

Assim, esperamos que ao final do conteúdo você consiga identificar as diferenças e semelhanças entre elas e saiba exatamente quando utilizar cada uma.

Vamos lá?

Conceituando a nota fiscal

Antes de partir para a diferenciação dos tipos de notas fiscais, é necessário que você entenda o que é, de fato, esse documento. 

Como foi dito na introdução deste artigo, a nota fiscal é um instrumento pelo qual o Governo pode garantir que os tributos sejam calculados e recolhidos de forma adequada. 

Portanto, todas as empresas, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), são obrigadas a emitir esse documento.

Dessa forma, a função da nota fiscal consiste no registro das operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços com objetivo de viabilizar o recolhimento dos impostos e a fiscalização pelos órgãos competentes.

Em todo o caso, entender a função desse documento é essencial para a boa gestão do negócio, uma vez que erros implicam em desperdício de material e retrabalho, além de deixar a empresa sujeita a não conformidade com o Fisco.

Tipos de nota fiscal

Agora que você já sabe qual a finalidade do documento fiscal, vamos explorar os principais tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, bem como o contexto em que cada uma deve ser aplicada.  

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Um dos componentes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a nota fiscal eletrônica é utilizada para registrar as operações comerciais envolvendo produtos físicos.

A validade jurídica desse documento é conferida pela assinatura digital do remetente. Além disso, por se tratar de um arquivo eletrônico, sua utilização contribui para minimizar custos com papel, impressão e espaço físico para armazenamento desses documentos.

A emissão da nota fiscal eletrônica, por sua vez, fica a cargo das Secretarias da Fazenda de cada Estado, uma vez que esse documento interfere diretamente no recolhimento do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Dessa forma, sempre que um produto é vendido pela internet, o consumidor irá receber  a versão com validade fiscal da NF-e, ou seja o arquivo XML, diretamente em seu e-mail.  

Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), será enviado ao consumidor acompanhando o transporte do produto a fim de evitar problemas com a fiscalização.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Esse tipo de nota fiscal é emitido exclusivamente por empresas prestadoras de serviço e está diretamente relacionada ao recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Por ser de competência municipal, as regras e exigências quanto ao formato deste documento podem variar de cidade para cidade.

Entretanto, algumas das características gerais da NFS-e, são:

  • Pode ser cancelada em até cinco dias após a sua emissão;
  • Obrigatoriamente, deve ser armazenada por cinco anos;
  • É emitida assim que o serviço é finalizado;
  • Deve registrar apenas um tipo de serviço;

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

É a nota fiscal emitida no varejo para o consumidor final, através da qual é eliminada a nota de venda ao consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal.

O grande diferencial desse tipo de documento é que ele pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, dispensando o uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Assim, os requisitos para emitir a NFC-e são:

  • Um computador com conexão estável com a internet;
  • Estar com a Inscrição Estadual (IE) regularizada;
  • Ter uma impressora à disposição (térmica, laser ou deskjet);
  • Possuir Certificado Digital de Pessoa Jurídica, padrão ICP-Brasil, com o CNPJ do estabelecimento;
  • Estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda do seu Estado e ter em mãos a permissão emitida pelo órgão fazendário;
  • Informar o Código de Segurança do Contribuinte – CSC (token) disponibilizado pela SEFAZ durante o credenciamento da empresa;
  • Sistema emissor de NFC-e;

Lembrando que é necessário verificar junto a Secretaria da Fazenda se o seu Estado já aderiu a essa modalidade de nota fiscal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e, por sua vez, é utilizado especificamente em operações envolvendo o transporte de mercadorias.

Através dele é possível ganhar maior agilidade na movimentação dos produtos ao mesmo tempo em que se garante a redução de faturas e pagamentos duplicados, de forma a eliminar divergências nas informações das notas e os produtos transportados.

São informações indispensáveis no CT-e:

  • Dados do remetente e do destinatário;
  • Chave de acesso da nota fiscal, série, CFOP, NCM e data de emissão;
  • Valor cobrado pelo serviço;
  • Impostos cobrados;

Lembrando que só é necessário emitir o CT-e para transporte intermunicipal/interestadual de mercadorias.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Regulamentado pelo Ajuste SINIEF 21, de 10 de Dezembro de 2010, esse tipo de documento eletrônico, semelhante ao CT-e, é utilizado durante a movimentação interestadual de cargas, substituindo o “Manifesto de Carga Modelo 25”.

Ao realizar a emissão do MDF-e, o contribuinte deverá transmitir esse documento para a SEFAZ do seu respectivo Estado e aguardar a autorização on-line do órgão fazendário para então gerar o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos).

No caso, o DAMDFE é que irá acompanhar a mercadoria até que esta chegue ao seu destino final, juntamente com o DACTE do CT-e e o DANFE da NF-e.  

O MDF-e tem algumas funções, entre elas:

  • Reunir as informações sobre as mercadorias relacionadas em vários CT-e/NF-e transportados naquele mesmo veículo.
  • Conferir maior agilidade no registro em lote dos documentos em transporte;
  • Identificar o responsável pelo transporte em cada trecho do trajeto percorrido;
  • Relacionar quaisquer alterações ou substituições relacionadas às unidades de transporte ou da carga, bem como dos condutores;
  • Documentar o início e fim do processo de transporte da mercadoria e viabilizar o rastreio físico da carga;
  • Tornar o trabalho nos postos de fiscalização mais ágil;

Nesse ponto, cabe uma ressalva: Não confunda MDF-e e MD-e (Manifesto do Destinatário). 

O manifesto do destinatário é um evento da NF-e com o objetivo de conferir ao receptor da nota fiscal a chance de se posicionar quanto a sua participação naquela operação. 

Já o MDF-e é um documento que irá acompanhar a mercadoria durante a sua movimentação. 

Portanto, são documentos específicos com finalidades distintas.

Nota Fiscal Complementar

A Nota Fiscal Complementar tem a função de corrigir informações sobre quantidade de mercadoria ou valor de imposto inferior ao correto descritas na NF-e, a fim de que os impostos sejam pagos corretamente.

Basicamente, esse documento é emitido para explicar a diferença levando em conta as seguintes situações:

  • Reajustes nos preços (ou aumento do valor original) dos produtos/serviços;
  • Oscilação da cotação da moeda em operações de exportação;
  • Erros de lançamento ou de classificação fiscal;

Nesse sentido, a nota fiscal “original” + nota fiscal complementar devem representar a operação correta, tanto em quantidade como valor dos produtos e tributos recolhidos sobre aquela operação.

Vale lembrar que a nota fiscal complementar sempre deve referenciar a NF-e original, de forma a declarar o motivo pelo qual a mesma foi emitida.

Nota Fiscal Denegada

A nota fiscal denegada recebe esse status quando a SEFAZ identifica alguma irregularidade entre as partes envolvidas na operação.

Via de regra, existem três razões para que uma nota seja denegada:

  1. o emissor está irregular com o Fisco;
  2. o destinatário está irregular com o Fisco;
  3. o destinatário não está habilitado a operar na unidade federativa;

Ou seja, se o destinatário da operação estiver com a Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada (ou em processo de baixa), ou esteja com os dados desatualizados, a nota fiscal será classificada como “denegada”.

Uma vez, que isso tenha ocorrido, não é possível editar, alterar ou mesmo reutilizar a sua numeração, pois ela é considerada emitida na Secretaria da Fazenda.

Outro ponto a ser destacado é que embora a nota fiscal denegada não tenha valor fiscal, ela precisa ser registrada na contabilidade e armazenada por cinco anos, conforme estabelece a legislação.

Em se tratando de documentos fiscais, é fundamental agir sempre de forma preventiva. 

Manter as informações cadastrais dos seus fornecedores atualizadas, realizar a consulta do CNPJ antes de efetivar as operações e prezar pela organização dos documentos fiscais do seu negócio são boas práticas que podem te ajudar a evitar este e outros problemas com notas fiscais.

Nota Fiscal Rejeitada

A nota fiscal rejeitada, como o próprio nome já diz, é um documento rejeitado pela Secretaria da Fazenda em virtude de algum erro em sua composição, apontado pela própria SEFAZ.

A principal característica das notas fiscais rejeitadas é que elas admitem correção. 

Ou seja, elas podem ser corrigidas e enviadas novamente com a mesma numeração, diferente da nota fiscal denegada mencionada no tópico anterior.

Existem aproximadamente 600 (seiscentos) motivos para justificar a rejeição de uma nota fiscal, como:

  • falhas nos cálculos;
  • informações incorretas;
  • CNPJ incorreto ou inválido;
  • certificado digital inválido;
  • CNPJ do certificado digital diferente do que foi indicado na NF-e;
  • IE (inscrição estadual) errada;
  • nota duplicada;
  • erros na descrição dos impostos;
  • prazo para cancelamento da NF-e excedido;
  • a empresa não está habilitada para emitir notas fiscais;
  • número da NF-e corresponde a uma nota fiscal denegada (neste caso basta corrigir a numeração da nota);

E por aí vai.

Dessa forma, os motivos para a não autorização da nota são outra característica que diferencia a denegação e rejeição de uma nota fiscal.

Todavia, em ambos os casos (denegação e rejeição), a finalização do processo ao qual a nota se refere não é autorizado pela SEFAZ.

Nota Fiscal de Devolução

A nota fiscal de devolução, por sua vez, cumpre a função de anular operações de compra e venda que não tenham sido concretizadas.

Via de regra, ela é emitida quando vencido o prazo para cancelamento da nota fiscal ou quando o destinatário rejeita a mercadoria. 

Dessa forma, a nota de devolução é necessária para evitar o pagamento indevido de tributos.

Basicamente, existem dois tipos de notas de devolução:

Nota fiscal de devolução de compra: emitida, por exemplo, nos casos em que o fornecedor envia um produto com algum defeito de fabricação.

Nota fiscal de devolução de venda: emitida quando o destinatário da operação de venda recusa o produto.

Nota Fiscal de Exportação

Trata-se das notas emitidas para mercadorias enviadas para clientes no exterior.

Esse documento deve conter as informações de endereço do cliente final, local de embarque e o também o local de transposição da fronteira. 

É válido lembrar que o Brasil possui uma série de incentivos fiscais para operações de exportação, assim também é importante se certificar de informar o CFOP correto na nota.

Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é gerada para acompanhamento de um produto já registrado em outra operação fiscal.

Ela é emitida com o objetivo de simplificar o controle da movimentação das mercadorias, possibilitando a comprovação da procedência da carga caso haja alguma fiscalização da Receita Federal.

Dentre as situações que admitem o uso das notas de remessa, destacam-se:

  • Brindes;
  • Conserto;
  • Doações;
  • Consignação;
  • Industrialização;
  • Demonstração;
  • Depósito externo;
  • entre outras;

No que se refere a tributação, varia de operação para operação. Podem ocorrer situações em que a nota será isenta ou suspensa da cobrança do imposto.

Assim, cabe avaliar cuidadosamente cada caso de forma específica a fim de que os impostos não sejam pagos indevidamente.

Nota Fiscal de Retorno

Por fim, a nota fiscal de retorno também é utilizada para acompanhamento das mercadorias que estão entrando na empresa. 

Exemplos de situações onde as notas fiscais de retorno são utilizadas:

  • Feira;
  • Comodato;
  • Conserto;
  • Demonstração;
  • Industrialização
  • Consignação;
  • Depósito fechado ou armazém;
  • Venda fora do estabelecimento;
  • entre outros;

Como você pode notar, as notas fiscais mencionadas nesse artigo podem ser utilizadas em situações específicas. Por isso, sempre que surgir alguma dúvida, recorra ao Manual de Preenchimento da NF-e, disponível no Portal da NF-e a fim de obter auxílio.

Além disso, com tantos tipos diferentes de notas fiscais, é importante garantir que esses arquivos estejam guardados em segurança, observando as exigências da legislação. 

Felizmente, a tecnologia oferece uma série de possibilidades nesse sentido, entre eles o armazenamento na nuvem dos documentos fiscais digitais.

Falamos sobre isso nesse conteúdo aqui, é só clicar para ler.

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Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

4 comentários

  • Boa tarde!

    Preciso emitir uma nota de devolução de compra cujo NCM do produto é 17049020, minha empresa é Simples Nacional e me foi dito que preciso usar o CFOP 6.202. Acontece que não consigo fazer o valor do IPI aparecer na nota que gero, o que poderia ser?

    • Oi Amós, como vai?

      Nesse caso, indicamos que tente um contato com suporte do seu sistema, talvez falte algum campo ou algo assim. Caso ele não te ajude, peça auxílio ao seu profissional contábil.

      Te ajudamos em algo mais?

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