Consultar notas fiscais é uma atividade recorrente nas empresas e escritórios de contabilidade.

Isso porque elas são os documentos que registram as operações de compra, venda e transferência de produtos e bens da empresa para clientes ou fornecedores.

Se você é empresário, essa consulta ajuda a identificar, por exemplo, se o seu negócio foi envolvido em fraudes com notas frias. 

Além disso, através da consulta, você consegue garantir que os valores e informações da operação foram registrados corretamente. 

Isso é importante para evitar que a sua empresa pague impostos indevidos (ou deixe de pagar) e fique refém de multas e penalidades aplicadas pelo Fisco em casos de irregularidades.

Por outro lado, se você é Contador, ter acesso às notas fiscais dos seus clientes é de suma importância para garantir que o SPED será entregue em dia, evitando atrasos na escrituração e multas fiscais por descumprimento de prazos.

No artigo de hoje, você vai entender quais são os dois caminhos existentes para consultar notas fiscais e qual é o mais indicado se você deseja realizar essa consulta com segurança e rapidez.

1° Consulta pela SEFAZ

Diga-se de passagem que este é o caminho mais difícil para consultar notas fiscais, isso porque o processo é praticamente 90% manual.

Mas é uma opção gratuita e válida se, no seu negócio, o fluxo de notas emitidas e recebidas é bem pequeno.

Tudo o que você precisa fazer é acessar o Portal da NF-e, no campo “Serviços mais Acessados” e em seguida “Consultar NF-e”:

O próximo passo é inserir a chave de acesso da nota no campo correspondente, preencher o Captcha e apertar em “Continuar”:

Por esse caminho você conseguirá fazer a consulta simples da nota. Isso significa que algumas informações podem não estar disponíveis.

Mas se você deseja fazer a consulta completa, vai precisar do certificado digital da empresa.

O que você precisa fazer é, dentro do aplicativo de Manifestação do Destinatário da SEFAZ, acessar o campo “Sistema” >> “Certificados” e cadastrar o certificado digital A1 da empresa.

2° Consulta através de sistemas de gestão fiscal

A segunda forma que você pode escolher para consultar tanto NF-e como CT-e de entrada e saída, é investir em um sistema de gestão fiscal que:

• Captura;
• Consulta;
• Baixa;
• E armazena esses documentos de forma automática.

Para que você não tenha que ficar consultando manualmente as notas pela chave de acesso, ou perder horas e horas baixando esses arquivos um por um através do site da SEFAZ.

Temos mais de 20 anos de experiência aqui na Eficiência Fiscal, atuando na área fiscal e contábil, por isso afirmamos: 

Ao contar com um sistema fiscal, investindo menos do que o valor de uma cafezinho por dia, você economiza cerca de 21 horas semanais em trabalho manual de consulta e download de notas.

Qual a melhor opção?

Optar entre a consulta manual de notas e a consulta automática é uma decisão pessoal de cada empreendedor.

Fato é que, processos manuais desperdiçam tempo, o recurso mais valioso que os negócios possuem.

E tempo é dinheiro.

Empresas do varejo, com um fluxo alto de notas emitidas e recebidas, assim como empresas com várias filiais, por exemplo, precisam ter um controle mais efetivo sobre as operações envolvendo o seu CNPJ. 

Isso ajuda a reduzir, inclusive, custos com impostos, além de contribuir para o compliance fiscal da empresa.

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