Independente do nicho, o cadastro de produtos é um dos fatores mais importantes para que empresas atacadistas e varejistas paguem somente os impostos devidos e evitem multas e autuações fiscais.
A grande questão é que, por falta de tempo, mão de obra qualificada ou entendimento sobre sua importância, muitos negócios deixam o cadastro de produtos à mercê da sorte.
O que muitos gestores nem imaginam é que o descuido com o cadastro de produtos:
- Impacta diretamente nos custos tributários da empresa;
- Colocam o negócio em desconformidade com o Fisco;
- Afetam de forma negativa a saúde financeira da empresa.
Nas próximas linhas, você vai entender quais são os 3 erros no cadastro de produtos que podem minar os lucros do seu negócio e quais ações você pode tomar para eliminar esses erros.
Leia até o final.
1 Não ter um processo de cadastro estruturado
Não tem para onde correr, processos são essenciais para o bom desenvolvimento das atividades de uma empresa, independente se ela vende produtos ou serviços.
Se a sua empresa atua no varejo ou atacado, é preciso estruturar um processo funcional para o cadastro de produtos, a partir do momento em que a mercadoria entra no estoque físico até ser vendida para o cliente final.
Por quê?
O processo de cadastro é uma peça importantíssima no ciclo de vida do produto e influencia o bom andamento das atividades dentro da empresa.
Se um produto chega no estoque de um supermercado, mas não é cadastrado com os códigos corretos ou tem muitas informações faltando, as pessoas que trabalham no Caixa terão dificuldades para identificar esses produtos na hora de bipar as compras dos clientes.
Imagine o caos:
Clientes nervosos querendo pagar logo suas compras, colaboradores perdidos procurando os produtos manualmente no sistema de vendas e gerentes correndo de um lado para o outro apagando incêndios que poderiam ter sido evitados com um cadastro adequado…
Dessa forma, estruturar um processo de cadastro eficiente potencializa a produtividade, economiza tempo e dinheiro.
2 Cadastrar produtos diferentes com a mesma NCM
Esse é um dos erros mais comuns e terríveis que as empresas que vendem mercadorias podem cometer: cadastrar produtos diferentes com a mesma NCM.
A NCM é um código de classificação fiscal que determina o tipo de tributação que um produto vai receber.
Por exemplo, no nicho farmacêutico, o produto xampu é tributado pelo regime monofásico, ou seja, o PIS e COFINS é recolhido apenas uma vez pelas importadoras e indústrias, logo, as farmácias não precisam pagar o imposto novamente sobre ele.
O que aconteceria se esse xampu fosse cadastrado com a NCM de um produto que não tem esse tipo de benefício?
Resposta: a farmácia iria pagar um imposto que não deveria.
Agora, imagine o impacto financeiro que a farmácia sofreria se fossem vendidos centenas de frascos de xampu com os códigos NCM errados…
Isso é mais comum do que você imagina, e o pior é que a maioria dos gestores nem se dão conta de quanto dinheiro estão jogando no lixo simplesmente por acreditar que não faz mal cadastrar produtos diferentes com a mesma NCM.
Vale destacar que cadastrar produtos tributados normalmente como se fossem monofásicos apenas para economizar nos impostos é ainda pior.
Além de ser ilegal, deixa o seu negócio passível de sofrer uma multa ou ser autuado pelo Fisco.
A melhor alternativa – mais segura e econômica – é fazer sempre o que determina a legislação.
3 Não monitorar a saúde do cadastro de itens
O terceiro e último erro que pode matar a lucratividade do seu negócio é não monitorar o cadastro de itens.
Não adianta contratar auditorias caríssimas para “arrumar” o cadastro de produtos e não mantê-lo em dia depois.
A legislação fiscal muda o tempo todo. NCMs entram em desuso e novos códigos são criados. Alguns produtos monofásicos hoje, podem não ser amanhã.
Por isso é preciso monitorar a qualidade do cadastro de produtos periodicamente.
Só assim você vai conseguir garantir que os impostos vão ser pagos corretamente, vai evitar multas e penalidades fiscais e ter a segurança de estar em dia com o Fisco.
A alternativa mais eficaz para manter um cadastro de produtos saudável
É ilusão afirmar que uma empresa de médio e grande porte vai conseguir monitorar um cadastro de produtos de forma manual. Ou mesmo um pequeno negócio que trabalha com um volume grande de produtos.
Além de ser pouco provável, não é funcional.
Demandaria muito tempo, dinheiro e investimento em profissionais altamente qualificados para executar essa tarefa.
Acontece que as tecnologias de gestão fiscal e tributária como o Eficiência Fiscal, por exemplo, existem justamente para suprir essa necessidade.
Por um custo 20 vezes menor do que uma empresa teria para montar uma equipe especializada, o sistema fiscal utiliza as informações contidas nas notas fiscais e códigos de barras para rastrear erros no cadastro de produtos em segundos e devolver sugestões para corrigir esses erros.
Evidentemente, essa é apenas uma das dezenas de soluções que o sistema de gestão fiscal oferece.
Se você acredita que o seu negócio precisa de algo assim ou quer entender na prática como isso funcionaria na sua empresa, aperte o link abaixo e converse diretamente com um dos consultores do Eficiência Fiscal.
