Gestão

Cadastro de produtos: descubra como manter os dados sempre atualizados

Cadastro de produtos - interior de um supermercado com vários stands de produtos
Escrito por Eficiência Fiscal

O cadastro de produtos é um dos fatores mais importantes quando falamos de operações comerciais e processos no segmento varejista, especialmente porque influencia diretamente a saúde financeira do negócio. 

Apesar disso, muitas empresas falham em não dedicar atenção suficiente a esse aspecto, sobretudo no que diz respeito a atualização das informações de cadastro das mercadorias nos softwares e sistemas de gestão.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo a fim de guiá-lo à uma compreensão mais profunda sobre a importância e relevância do cadastro de produtos para o sucesso dos empreendimentos varejistas.

Ao final, você terá todos direcionamentos necessários para:

  • Filtrar as melhores estratégias
  • Estabelecer um padrão de cadastro
  • Otimizar a gestão de produtos no seu negócio.

Boa leitura!

Qual a importância do cadastro de produtos para a empresa?

Para que você já comece a leitura deste conteúdo consciente da importância do cadastro de produtos para as empresas, vamos estabelecer um paralelo entre o cadastro de itens e o coração humano.

Para o corpo humano, o coração atua como a parte central do sistema circulatório. 

Ou seja, esse órgão é o principal responsável pelo bombeamento sanguíneo, de oxigênio e outros nutrientes para todo o corpo.

Tamanha é a sua importância que, até mesmo pequenas deficiências ou anomalias neste órgão, podem comprometer seriamente o bom funcionamento de outras partes do organismo humano.

Com o cadastro de itens é da mesma forma. 

Quando saudável, o cadastro de produtos é a base para que outros setores da empresa, como fiscal, tributos e financeiro, trabalhem de forma assertiva e coesa.

Isso quer dizer que uma anomalia no cadastro, uma informação desatualizada ou mesmo equivocada gera efeitos negativos em cadeia que refletem sobre os demais setores da empresa.

Com que frequência preciso atualizar meu cadastro?

Para responder essa pergunta antes é preciso considerar alguns fatores externos que afetam diretamente todo esse processo.

Entre eles, e talvez o principal aspectos, as atualizações na legislação.

Note que, regularmente, as Secretarias de Fazenda (Federal e Estadual) anunciam a atualização de alguma regra que afeta a forma como é feita a classificação de uma categoria específica de produtos.

Quer essas mudanças estejam relacionadas aos códigos NCM, as alíquotas dos tributos ou quaisquer outras normas, evidentemente isso irá transparecer nas informações cadastrais das mercadorias.

Diante o exposto, o ideal é que o cadastro de itens da sua empresa seja atualizado diariamente. Ou seja, deve ser algo contínuo.

Aqui na Eficiência Fiscal, por exemplo, sempre orientamos os nossos clientes quanto a manter um cadastro higienizado, com informações sempre atualizadas. 

Tais cuidados contribuem para manter a empresa em conformidade com o Fisco e ainda refletem positivamente na saúde financeira do negócio.

É válido reforçar que manter a constância nas ações de revisão e atualização do cadastro de produtos é essencial para garantir a sustentabilidade do processo, sobretudo a longo prazo.

Perceba que “manter organizado” é mais viável do que esperar “virar uma bagunça” para então arrumar tudo.

Por isso, gaste um tempo de qualidade avaliando com cuidado o que precisa ser corrigido e de que forma você pode melhorar esse aspecto na sua empresa.

Impactos de um cadastro desatualizado

Até aqui você já entendeu a importância de um cadastro de itens saudável para empresas do varejo. 

Mas, quais são os impactos que vender produtos com informações desatualizadas pode causar às empresas?

Falaremos sobre os dois principais impactos, a seguir.

Coloca a empresa em situação de desconformidade com o Fisco

Note que a legislação define uma série de regras específicas para a classificação das mercadorias.

Uma vez que as informações registradas no sistema da sua empresa estiverem em desacordo com as normas vigentes, automaticamente o seu negócio estará em desconformidade com o Fisco. 

Entretanto, descumprir a legislação traz uma série de outros efeitos nocivos, a exemplo do que será abordado no próximo item.

Prejudica a saúde financeira do negócio

A classificação das mercadorias afeta diretamente a saúde financeira do negócio.

Via de regra, no sistema tributário brasileiro, a cobrança dos tributos é definida com base nas informações fiscais dos itens. 

Nesse sentido, a forma de recolhimento e o valor da alíquota pode variar conforme as informações descritas na NF-e, quer se trate de uma operação de compra ou venda.

Assim, se a classificação fiscal do item não estiver correta, a empresa corre o risco de pagar impostos indevidos ou deixar de pagar tributos que, por lei, deveriam ser cobrados para aquela operação específica.

Com isso, além do prejuízo financeiro, o negócio ainda fica suscetível a sofrer outras penalizações pelo Fisco.

eBook gratuito Guia para um cadastro de produtos campeão - Botão azul clicável com a descrição "Baixar ebook gratuito"

Dicas para manter o cadastro de produtos da sua empresa em dia

Se você chegou até aqui, certamente deve estar se perguntando:

 “Certo, mas o que eu preciso fazer para organizar o cadastro de produtos no meu sistema?”  

Evidentemente, é de suma importância que as empresas adotem metodologias eficientes em relação ao tema tratado neste conteúdo. 

Por isso, listamos a seguir, algumas boas práticas para lhe orientar nesse processo.

Ao final, cabe à você avaliar as estratégias propostas e aderir àquelas que mais se adequem às necessidades do seu negócio.

Tenha um processo de cadastro bem definido

Embora pareça simples e um tanto óbvio, definir as etapas do processo de cadastro de itens faz toda a diferença.

É preciso que haja um direcionamento bem elaborado quanto o que vai ser feito em cada etapa do ciclo de vida do item na empresa, desde a entrada da mercadoria no estoque e o registro de suas características no software até o momento em que o produto for vendido.

Nesse sentido, busque definir uma sequência de ações a serem seguidas pelos profissionais que cuidam dessa área no seu negócio. 

Você pode, por exemplo, orientar esse processo observando os seguintes aspectos:

  1. Separação das mercadorias por categoria;
  2. Relacionar as características dos produtos (peso, quantidade, tamanho, entre outros);
  3. Criar subcategorias e agrupe os itens por marca, fornecedor, etc;
  4. Explorar recursos visuais para facilitar a identificação dos produtos;

Com a metodologia de cadastro estruturada é possível avançar para as etapas seguintes.

Estabeleça um padrão de cadastro

Agora que você definiu as etapas, é importante estabelecer um padrão de cadastro para os seus itens.

Quais as características de que precisa para conseguir identificar os produtos?

Pense nisso.

Informações como NCM, CEST, nome e descrição do produto, categoria, marca, unidade, preço de custo e de venda, data de validade, são indispensáveis e podem lhe servir de norte nesse sentido.

Não podemos deixar de mencionar a importância de informar também o código de barras (EAN) das mercadorias. 

É fundamental utilizar esse recurso uma vez que ele exerce influência direta sobre as etapas seguintes da classificação fiscal dos produtos e demais obrigações tributárias.

Definido o formato de cadastro, basta replicar para as demais mercadorias comercializadas pela sua empresa.

Isso possibilita uma melhor organização das informações no sistema da empresa e contribui para a eficiência de outras atividades, como por exemplo, o controle de estoque.

Mantenha uma relação transparente com o seu Contador

Mencionamos nesse post aqui que a boa comunicação entre empresa e Contador é um dos aspectos-chave para o desenvolvimento sustentável de um negócio.

Todavia, estabelecer uma relação de confiança e transparência com o seu profissional contábil também refletirá de forma positiva no cadastro de itens da sua empresa.

Mas, de que forma?

Primeiramente, é importante que o Contador saia da esfera de execução e assuma o seu papel na análise e conferência dos dados, dentro do seu escopo de tarefas. 

Ou seja, ele precisa atuar como um agente externo de análise, checando as informações que de alguma forma já passaram por uma triagem inicial.

O que propomos aqui, caro leitor, é que as empresas assumam a linha de frente nessa empreitada de regularização do cadastro de itens e atribuam aos seus profissionais contábeis somente a validação final desse processo, já na escrituração.

Com isso, o seu negócio pode operar de forma mais independente, sem abrir mão da segurança fiscal, ao mesmo tempo em que os profissionais contábeis são beneficiados com a otimização e potencialização de uma série de processos que não mais dependem exclusivamente deles.  

Evidentemente, para que a comunicação entre o Contador e a empresa seja otimizada e se torne mais transparente, é necessário recorrer à tecnologia para intermediar e facilitar essa relação.

E é exatamente esse aspecto que exploramos no tópico a seguir. Leia com atenção.

Tenha uma ferramenta para te ajudar

Felizmente, gerenciar o cadastro de itens da sua empresa é um trabalho que você não precisa fazer sozinho.

Existem tecnologias no mercado que, através da análise dos arquivos XML e arquivos SPED, fazem o levantamento de todas as informações dos produtos no seu estoque e trazem para você um diagnóstico completo sobre o que está correto e o que precisa ser corrigido no seu cadastro de itens.

Por isso, ter uma ferramenta para te auxiliar no processo de higienização do cadastro dos seus produtos é fundamental.

Outro ponto importante, já mencionado aqui nesse post mas que vale a pena reforçar, é que tão importante quanto corrigir é manter essas informações atualizadas. 

E esse é outro benefício que a tecnologia pode lhe proporcionar.

Uma vez que você integra a tecnologia em seus processos, poderá usufruir também de ferramentas que vão lhe ajudar a monitorar tudo o que entra e sai da sua empresa, confrontando as informações em tempo real com as regras fiscais e tributárias vigentes.

É um investimento que vale a pena, sobretudo se você deseja que a sua empresa cresça de forma sólida e sustentável no mercado.

Se você está procurando uma solução assim, visite o nosso site www.eficienciafiscal.com.br para entender um pouco mais sobre o nosso trabalho, ou agende um bate-papo com um de nossos consultores clicando no botão abaixo.

Profissionalize a gestão do seu cadastro de produtos e proteja-se contra irregularidades fiscais - Botão clicável com a descrição "Quero saber como"

Esperamos que as informações aqui expostas sejam de grande ajuda para você e para os seus negócios!

Não se esqueça de deixar o seu feedback nos comentários abaixo para a gente saber que você passou por aqui. 

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Deixar comentário.