Todo começo de mês, a mesma mensagem sai do escritório contábil para dezenas de clientes: “pode me mandar o extrato?”. Alguns respondem no dia. Outros mandam um PDF incompleto, uma foto da tela do celular ou simplesmente esquecem. Enquanto isso, o fechamento fica parado, e a equipe acumula pendências que deveriam estar resolvidas.
Se essa rotina parece familiar, o problema não é o cliente. É o processo.
Por que o extrato vira gargalo no fechamento
O extrato bancário é a base para conferir entradas, saídas, tarifas e recebimentos do cliente. Sem ele, não há como conciliar o financeiro com o que foi lançado na contabilidade. Mas, no modelo tradicional, o escritório depende de alguém do lado do cliente para baixar o arquivo, conferir o período e enviar.
Esse caminho tem três falhas: atraso, porque o envio fica para depois; formato, porque cada banco e cada cliente manda de um jeito; e retrabalho, porque o PDF muitas vezes precisa ser redigitado ou ajustado antes de ser usado. Multiplique isso pela carteira inteira e o fechamento passa a depender da agenda dos clientes, não da do escritório.
O que muda com o Open Finance
O Open Finance permite que o cliente autorize o compartilhamento dos seus dados bancários com outras instituições e serviços, de forma padronizada e segura. O sistema é regulado pelo Banco Central, e o compartilhamento só acontece com o consentimento do próprio cliente.
Para o escritório contábil, isso abre uma possibilidade concreta: em vez de pedir o extrato todo mês, o escritório passa a recebê-lo automaticamente, com a autorização do cliente.
Como funciona na prática
Na Eficiência Fiscal, o módulo de Conciliação Financeira faz a disponibilização automática de extratos bancários por meio da integração com o Open Finance. Funciona assim:
- O cliente autoriza uma vez: o consentimento é dado diretamente no ambiente do banco, como prevê o Open Finance.
- Os extratos chegam sozinhos: as movimentações ficam disponíveis para o escritório na plataforma, sem e-mail, sem PDF e sem cobrança.
- A conciliação ganha velocidade: com os dados padronizados, a baixa de extratos e de recebimentos de cartão de crédito é feita automaticamente, e a equipe só olha o que não bateu.
- Escritório e cliente na mesma plataforma: o financeiro do cliente e o trabalho do contador ficam integrados, o que reduz idas e vindas.
O ganho vai além do tempo
Quando o extrato deixa de ser um pedido, o relacionamento com o cliente também muda. O contador para de cobrar documentos e passa a conversar sobre o que os números mostram: tarifas altas, recebimentos atrasados, caixa apertado. Já falamos aqui sobre como a tecnologia aproxima a contabilidade do cliente e sobre os cuidados com a saúde financeira do negócio. Os extratos automáticos são o ponto de partida para essa conversa.
E a mesma lógica de antecipação vale para outras rotinas do escritório, como o acompanhamento de certidões, tema do nosso post sobre CND vencida na hora errada.
Se o fechamento do seu escritório ainda começa com uma rodada de mensagens pedindo extrato, vale ver de perto como esse processo pode rodar sozinho.
Conheça as soluções da Eficiência Fiscal para empresas contábeis e veja como receber os extratos dos seus clientes de forma automática.
Equipe Eficiência Fiscal
