A gestão de compras está relacionada aos processos de organização, planejamento e as compras efetivamente realizadas pela empresa.
O objetivo é criar estratégias eficientes para viabilizar a compra de insumos que vão possibilitar que a empresa se mantenha em atividade.
Esses insumos podem ser:
- Matéria-prima para indústrias;
- Produtos para varejistas e distribuidoras;
- Materiais de uso e consumo para empresas e escritórios.
Continue a leitura para descobrir:
- Qual a importância de uma boa gestão de compras;
- Quais são os objetivos da gestão de compras;
- Quais são os três passos para executar uma gestão de compras eficiente.
A importância de uma boa gestão de compras
Existem uma série de benefícios lógicos que uma boa gestão de compras pode trazer para um negócio, como por exemplo, a redução de custos a partir da execução de estratégias para orçar e negociar preços com fornecedores.
Mas o fato é que os impactos de uma boa gestão de compras vão além e afetam até mesmo a retenção de clientes.
Isso porque ao estabelecer processos de inspeção de qualidade no recebimento das mercadorias e de forma simultânea promover um controle de estoques eficiente é possível evitar frustrar clientes com falta de produtos ou mesmo com a entrega de mercadorias defeituosas, vencidas ou prestes a vencer.
Principais objetivos da gestão de compras
Antes de entender quais são as etapas a serem seguidas para estabelecer uma gestão de compras eficiente é importante pontuar quais são os objetivos de efetuar uma gestão de compras.
Os principais são:
- Fortalecer o relacionamento com fornecedores e firmar parcerias interessantes para o negócio;
- Adquirir insumos e produtos a partir de uma negociação lucrativa;
- Manter o padrão de qualidade dos produtos
- Reduzir custos nos processos de compra
- Preservar um fluxo constante de insumos nos escritórios, lojas e indústrias
- Explorar novas possibilidades no mercado e adicionar novas mercadorias ao portfólio de produtos da empresa
- Avaliar com maior precisão o custo-benefício ao realizar novas compras.
Como fazer uma gestão de compras eficiente
1 Tenha uma relação transparente com o setor de estoques
O primeiro passo para estabelecer uma boa gestão de compras é entender o que a empresa já tem no seu estoque.
Na prática, isso significa que os departamentos de compras e estoque precisam estar interconectados.
O setor de compras precisa monitorar constantemente os produtos em estoque a fim de adquirir produtos essenciais para a lucratividade do negócio.
Além disso, vale ressaltar que manter um estoque é um custo para a empresa.
A gestão de compras ajuda a evitar mercadorias paradas em estoque, que não tem boa saída ou que excederam o prazo de validade e não podem ser vendidas.
Paralelamente, esse controle evita que o negócio perca vendas de mercadorias com muita saída (que esgotaram e não foram repostas) ou que faltem insumos essenciais para a produção.
Confira também Por que devo me preocupar com o controle de estoque da minha empresa?
2 Faça orçamentos com diferentes fornecedores
O segundo passo para estabelecer uma gestão de compras eficiente e economizar nas compras é fazer orçamentos com diferentes fornecedores.
Via de regra, esse processo envolve muita pesquisa e negociação relacionadas a preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
Afinal, não adianta comprar produtos a um preço super acessível se o fornecedor não consegue entregar na data em que você precisa.
Lembrando que durante as negociações, não se deixe levar unicamente pelo melhor preço.
É fundamental avaliar a qualidade do produto e da entrega, caso contrário a expressão “o barato sai caro” pode se tornar realidade e acabar causando prejuízos e interrupções na linha de produção.
Lembre-se que também é importante preservar um bom relacionamento com os fornecedores, a fim de conseguir maior vantagem competitiva e condições especiais nas negociações.
3 Avalie as vendas do negócio e compare com períodos anteriores
O terceiro e último passo é analisar os dados referentes às vendas realizadas e comparar com períodos anteriores.
Assim, você conseguirá identificar itens com maior saída, giro de produtos em períodos sazonais e produtos obsoletos, que não geram interesse nas pessoas e são custos para a empresa.
Outra vantagem dessa prática é que ela também ajuda a identificar dados estratégicos, que podem ser usados como argumentos de barganha durante negociações, como por exemplo:
- valor médio pago por produto;
- valor médio pago por fornecedor;
- fornecedores mais frequentes e com maior participação;
- valor total gasto nas compras mentais;
- melhores fornecedores para cada produto.
Todos esses dados trazem maior previsibilidade para o setor de compras, evitam desperdício e geram economia financeira, de tempo e recursos para a empresa.
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