Se você já precisou lidar alguma vez com certificado digital, provavelmente deve ter visto os termos representante e responsável legal em algum momento.
Apesar de possuírem funções distintas, eventualmente essas duas palavras são confundidas quanto ao seu significado e aplicação.
O certificado digital é um arquivo eletrônico que permite assinar digitalmente uma série de documentos e acessar sistemas eletrônicos governamentais.
Assim sendo, por meio dele é possível identificar o titular do certificado e determinar a origem do processo, garantindo a segurança e autenticidade das operações.
Entretanto, em se tratando das operações envolvendo pessoas jurídicas, nem sempre o titular do certificado digital é quem está utilizando esse arquivo eletrônico durante a operação.
Dessa forma, além do titular da certificação, é necessário identificar o representante e o responsável legal pelo certificado.
Mas, qual a diferença entre representante e responsável legal? Entenda aqui.
Representante versus Responsável legal
Representante legal é aquele (pessoa física) que representa o negócio perante a Receita Federal, outras empresas (pessoas jurídicas) e pessoas físicas com as quais tenha estabelecido algum tipo de relação. Deste modo, o representante legal será sempre o dono, sócio ou sócio administrativo da empresa.
Embora haja a possibilidade de emitir uma procuração para nomear um responsável legal para utilizar a certificação em nome do representante e da empresa, a responsabilidade sobre o uso do certificado digital estará sempre sob o representante legal.
Assim, não é possível alterar o representante legal de um certificado digital, ou mesmo atualizar os dados sem invalidá-lo, ainda que seja concedida autorização de uso da certificação digital a terceiros.
Por sua vez, o Responsável legal corresponde à pessoa física a quem foi concedida a autorização de uso, mediante procuração e registro pela Autoridade Certificadora da ICP – Brasil, do certificado digital.
Em outras palavras, é o responsável legal que terá em mãos o certificado digital, bem como a chave criptografada do documento, a fim de que possa assinar documentos e autenticar operações.
Não é necessário que o responsável legal seja um sócio da empresa, entretanto, ao assinar o Termo de Titularidade e Responsabilidade durante a emissão do certificado digital, o responsável legal assume algumas obrigações, como:
- Comprovar os dados do Certificado Digital através de documentação original;
- Encarregar-se da criação, troca, utilização e proteção de senhas, chave privada e mídia que contém o certificado.
Para nomear um responsável legal, basta que ambos (representante e responsável) compareçam à uma Autoridade de Registro munidos de todos os documentos necessários e da procuração que autoriza e especifica os poderes concedidos ao responsável legal da certificação digital.
Para não se confundir mais
Como você viu no item anterior, o representante e o responsável legal de um certificado digital possuem funções distintas.
Entretanto, existem algumas situações que contribuem para que esses termos sejam confundidos no dia a dia.
Uma delas é que o representante também pode ser o responsável legal pelo certificado. Assim, caso não tenha sido indicado oficialmente no Termo de Titularidade um responsável legal o representante pode acabar desempenhando as duas funções.
Outra situação é que todo CNPJ registrado na Receita Federal possui um responsável, ou seja, alguém que representa e responde juridicamente pela empresa. Entretanto, na esfera dos certificados digitais essa pessoa é intitulada como representante.
Assim, a duplicidade de utilização dos termos acaba confundindo muita gente. Mas, que fique claro: o responsável legal para a Receita Federal não é a mesma coisa que o responsável legal pelo certificado digital.
E então, ficou claro para você a diferença entre representante e responsável legal? Nos conte nos comentários.
