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Veja como diminuir erros e otimizar a conferência da EFD ICMS IPI

veja como diminuir erros e otimizar a conferência do SPED - mulher com uma lupa na mão investigando um documento
Escrito por Eficiência Fiscal

O SPED é um sistema criado pelo governo federal constituído por módulos específicos onde as empresas devem informar uma série de informações contábeis e fiscais.

Ocorre que durante o dia a dia das empresas, com a infinidade de obrigações, além das frequentes mudanças na legislação tributária, é comum que alguns erros passem despercebidos na escrituração fiscal.

Vale ressaltar que, embora tais equívocos não sejam provocados intencionalmente, existe a possibilidade de que a Receita Federal e as secretarias de fazendas estaduais interpretem erros nas entregas das obrigações acessórias como má fé.

As consequências disso para o seu negócio, você já sabe: multas e demais penalidades, a depender da gravidade do erro.

Entretanto, é possível antecipar-se aos erros e otimizar a conferência da EFD ICMS IPI da sua empresa. 

Neste post vamos te mostrar como. 

3 erros comuns na EFD ICMS IPI

Antes mesmo de apontarmos os meios pelos quais você pode evitar inconsistências é preciso destacar quais são erros mais comuns cometidos durante a escrituração da EFD ICMS IPI.

Separamos os três mais frequentes.

Veja a seguir:

Erros na totalização da NF-e

Um dos mais comuns, os erros na totalização da NF-e geralmente são ocasionados por falhas de preenchimento seja por falta de conhecimento qualificado do profissional que está emitindo o documento ou mesmo um erro de digitação.

Caso o equívoco seja identificado antes que da mercadoria circular, existe a opção de cancelar a NF-e ou mesmo emitir uma nota fiscal de ajuste ou complementar.

Caso contrário, se os erros não forem identificados, as inconsistências serão mantidas no sistema.

CST e CFOP incoerentes

É sabido que o CST exerce grande influência sobre o cálculo dos tributos sobre determinada operação. 

Além disso, uma vez que CST e CFOP não estejam relacionados de forma coerente é possível que os créditos ou débitos sejam cobrados de forma irregular. 

Isso fará com que a empresa fique sujeita à penalidades, colocando-a em desconformidade com o fisco.

Erros no cruzamento interno de dados do SPED

Por último, também é bastante comum que haja inconsistências entre as informações contidas no SPED fiscal e os demais arquivos que compõem o sistema SPED em si, como por exemplo a EFD contribuições, EFD Reinf, ECF, ECD e demais documentos. 

Dessa forma, é de suma importância que esses dados sejam checados antes de serem transmitidos ao Fisco e consequentemente evitar o risco de multas e demais penalizações.

Como diminuir erros no SPED

Listamos acima os três principais erros que ocorrem durante o envio do arquivo SPED ao Fisco. 

Entretanto, existem algumas medidas que o seu negócio pode adotar para não só diminuir a incidência de inconsistências no SPED como também otimizar o processo de conferência do mesmo. 

Confira as dicas abaixo.

Dê prioridade à organização dos seus documentos fiscais

Sempre batemos nessa tecla aqui no Blog: a organização dos arquivos fiscais faz toda a diferença para o bom andamento dos processos relacionados direta ou indiretamente à esses documentos.

O ponto fundamental aqui é que manter os arquivos fiscais em ordem torna muito mais fácil encontrar e identificar inconsistências quando elas surgirem, além de facilitar e otimizar o trabalho da sua equipe.

Siga as instruções contidas nos manuais do SPED 

É fundamental seguir à risca as informações contidas no Guia Prático e no Manual de Orientação de cada respectivo SPED, bem como  a legislação de cada unidade federada. 

Eles esclarecem alguns aspectos referente à apresentação dos registros, conteúdos de alguns campos e  estrutura de apresentação do arquivo. 

Lembre-se que lançamentos efetuados em desacordo com as orientações contidas no Guia Prático e Manual de Orientação do SPED deixam o contribuinte sujeito a penalidades.

Estabeleça uma cultura de compliance na sua empresa

Este é um ponto que já tratamos de uma forma mais profunda e completa neste post aqui do Blog.

Entretanto, vale sintetizar rapidamente a questão do compliance relacionando com o SPED.

Pois bem, compliance significa “estar em conformidade” com algo. 

Dentro do contexto empresarial e mais especificamente na área fiscal de um negócio, o compliance implica uma série de ações com o objetivo de manter a empresa em conformidade com a legislação, especialmente no que diz respeito ao pagamento de tributos e o cumprimento das normas do SPED.

Dessa forma, o compliance é uma das alternativas para identificar e prevenir erros no SPED fiscal.

Automatize o que puder e seja pontual na correção das inconsistências 

Por fim, a nossa última dica é: tenha a sua disposição ferramentas que cruzem as informações contidas nos seus arquivos SPED de forma automática.

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Imagine quão dificultoso pode ser conferir e identificar inconsistências nesses documentos de forma manual, sem qualquer apoio da tecnologia.

Além da dificuldade e tempo empregado na realização deste trabalho, o risco de algo passar despercebido é enorme.

Nesse sentido, a tecnologia é essencial não só para que seja possível checar as informações com mais agilidade mas também para garantir que dados importantes sejam ignorados.

E então, tudo pronto para implantar essas técnicas hoje mesmo no seu negócio?

Conta pra gente nos comentários como você faz para conferir o SPED da sua empresa. 

Aproveite e deixe o seu feedback sobre as dicas que deixamos neste conteúdo.

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Somos uma empresa de outsourcing em gestão tributária PIS, COFINS e ICMS com foco em 3 operações, nas operações de compra, manutenção de itens e venda de mercadorias. Em resumo, possibilitamos que as empresas de nossos clientes possam se dedicar totalmente à suas áreas de especialidade, ou seja, em seu core business e contar com o nosso conhecimento qualificado em gestão tributária para obtenção de resultados cada vez melhores, a um custo muito inferior daquele que seria necessário para manter um departamento desses dentro da empresa ou contratação de consultores externos. Através de uma substancial base de regras fiscais e uma inovadora tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja transações de compra ou de venda.

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