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Nota fiscal de entrada

Nota fiscal de entrada: entenda o que é e como funciona
Escrito por Eficiência Fiscal

A nota fiscal de entrada é responsável por registrar a movimentação das mercadorias no estoque da empresa.

Nesse conteúdo vamos tratar algumas particularidades relacionadas ao trato com esse tipo de documento fiscal. 

Assim, ao final do artigo você entenderá para que serve e quem pode emitir a NF de entrada, em quais situações esse documento deve ser emitido e a importância de armazená-los de forma segura.

Vamos lá?

Sobre a nota fiscal de entrada

A nota fiscal de entrada é o documento com a função de formalizar a entrada de produtos do estoque da empresa, quer isso se dê, efetivamente, por operação de compra, devolução, bonificação ou retorno.

Essas mercadorias podem ser tanto a matéria prima utilizada no processo de fabricação como produtos para revenda e demais serviços destinados à atividade comercial.

Dessa forma, esse documento registra tudo o que foi adquirido pela empresa e ainda contribui para o controle de estoque, planejamento financeiro e de produção do negócio.

Quem pode emitir esse documento fiscal?

A NF de entrada pode ser emitida tanto pelo fornecedor da mercadoria quanto pelo comprador.

É claro que existem situações específicas em que a nota de entrada deve ser emitida, e, sobre isso, falaremos no tópico seguinte.

Por hora, lembre-se que a emissão de nota fiscal é obrigatória sempre que um produto é vendido ou ocorre a prestação de algum serviço. 

Isso garante a licitude da operação e previne que a sua empresa sofra multas ou outras medidas punitivas mais severas.

Outro ponto que merece destaque é que o consumidor pode ser prejudicado ao adquirir uma mercadoria sem nota fiscal. 

Isso porque a NF-e também assegura uma série de direitos, como:

  • Comprovação de aquisição da mercadoria;
  • Garantia do produto;
  • Devolução ou troca da mercadoria;

Dessa forma, as empresas e pessoas jurídicas devem emitir nota fiscal para as operações comerciais, com exceção do MEI prestador de serviço ou que vende para pessoa física.

Em uma operação de compra e venda normal, a nota fiscal, que acompanha a mercadoria, emitida pelo fornecedor, deve ser considerada pelo comprador como a sua nota fiscal de entrada. 

Assim sendo, não é necessário emitir outro documento dando entrada do produto no estoque da empresa.  

No entanto, pode haver situações em que o vendedor é desobrigado à emissão de nota fiscal, como por exemplo a pessoa física, ou pessoa jurídica não contribuinte do ICMS. 

Nesses casos a nota de consumidor final entra em cena, afinal, essa venda também precisa constar no registro das receitas. 

De modo geral, esse documento tem os mesmos efeitos que a nota fiscal convencional, como dar baixa do estoque e entrar como faturamento normalmente.

Vamos nos aprofundar mais nesse ponto no tópico a seguir.

Quando emitir a NF de entrada?

Via de regra, sempre que uma venda é feita o fornecedor deve emitir a nota fiscal de saída a fim de registrar a saída da mercadoria do seu estoque e também para facilitar a fiscalização.

O fato é que existem diversos tipos de notas fiscais, emitidas em situações e com finalidades específicas.

No caso da nota fiscal de entrada, além dos casos já mencionados acima, ela também deve ser emitida pelo comprador:

  • Para mercadorias oriundas de importação;
  • Quando o vendedor do produto é pessoa física ou jurídica desobrigada de emitir NF-e;
  • Quando o produto foi arrematado em leilão ou adquirido via concorrência do governo;
  • Quando o comprador se responsabiliza por retirar e transportar a mercadoria;

Perceba que nas situações listadas acima sempre há uma operação comercial envolvida. 

No entanto, a nota fiscal de entrada também pode ser emitida para documentar a circulação da mercadoria, sem que, necessariamente, ocorra a venda do produto.

É o que acontece, por exemplo, quando:

  • Ocorre a devolução do produto;
  • Há o retorno da industrialização efetuado por profissional autônomo ou avulso;
  • A mercadoria sai da empresa para ser exibida em feiras ou exposições, retornando ao estoque posteriormente;

Armazenando as notas de entrada

Por fim, é importante armazenar os documentos fiscais de forma segura, preferencialmente na nuvem, e assim prevenir-se contra a perda de arquivos.

A legislação determina que o contribuinte mantenha os documentos guardados por um prazo de até 5 anos. 

Felizmente, há tecnologias no mercado que automatizam e simplificam esse processo

Por isso, se a sua empresa conta com um fluxo médio-grande de notas recebidas e emitidas, está na hora buscar uma ferramenta especializada para te ajudar e assim profissionalizar a gestão dos seus arquivos fiscais.

Dessa forma, você evita ser pego de surpresa em alguma fiscalização, protege os seus negócios e ainda se mantém em dia com o Fisco.

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Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

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