Não leia este conteúdo se economia, segurança jurídica e produtividade não forem benefícios relevantes para o seu negócio.

Parece meio difícil acreditar que exista algum empreendedor em sã consciência que não se importe com esses três fatores.

Mas a verdade é que, muitas vezes, devido à complexidade que o tema “gestão fiscal e tributária” aparenta, empreendedores têm dificuldade para entender o impacto que um sistema fiscal traz, sobretudo, para a saúde financeira do seu negócio

A falta de clareza leva-os a reduzir tecnologias de gestão fiscal a um luxo que somente grandes empresas podem se dar, ou mesmo a um custo desnecessário.

Nenhuma das duas crenças é verdadeira.

Este conteúdo foi feito para te mostrar, sem letras miúdas, como exatamente um sistema fiscal beneficia as empresas, de qualquer regime tributário ou porte.

Mas eu te desafio a ler até o final e só então decidir se um sistema fiscal é um mero custo ou um investimento necessário para o seu negócio.

Aceita o desafio?

1° Ter controle sobre as notas recebidas e emitidas

Sistemas fiscais (ou de gestão fiscal), tem como função primordial a captura, consulta, baixa e armazenamento das notas fiscais recebidas e emitidas contra uma CNPJ.

Dessa função primária resultam os próximos dois motivos para usar um sistema de gestão fiscal, apresentados nos tópicos seguintes.

Para você ter uma ideia, um dado divulgado pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica revelou que, somente entre Setembro e Outubro de 2021, foram emitidas mais de 29,887 bilhões de notas fiscais.

Por que isso é importante?

Entre milhares de notas emitidas todos os dias, Empresários e Contadores precisam ter controle sobre todas as notas fiscais recebidas e emitidas, para conseguir realizar:

• Manifestação do destinatário dentro do prazo;
• Gestão e controle de estoques;
• Escrituração fiscal exigida pelo Fisco;
• Fechamento de balanço;

E, principalmente, proteger o seu CNPJ de ser envolvido em fraudes com notas frias.

2° Estar protegido contra multas e autuações fiscais

Um dos maiores problemas que o sistema fiscal pode resolver para Empresários e Contadores com o serviço de captura, consulta e baixa automática de notas fiscais é proteger os negócios contra multas e autuações fiscais.

A partir do momento em que você tem acesso direto e facilitado aos arquivos, e não precisa:

• Ficar consultando manualmente as notas fiscais no site da SEFAZ;
• Ficar esperando os fornecedores enviar as notas para você conferir;
• (Contador) Ficar cobrando os seus clientes para enviar os arquivos a tempo de escriturar.

É possível:

• Identificar erros nos arquivos e corrigir rapidamente;
• Manifestar as notas dentro dos prazos;
• Mapear operações fraudulentas em que o seu CNPJ foi envolvido e tomar as medidas necessárias;
• Entregar o SPED e demais obrigações fiscais no prazo.

Tudo isso ajuda a evitar que você sofra multas e outras sanções por descumprir a legislação.

Dessa forma, usar um sistema fiscal te ajuda a trazer segurança jurídica para o seu negócio, quer você seja um Empresário ou um Contador.

3° Reduzir custos com impostos

Preste muita atenção aqui, principalmente se o seu negócio atua no varejo, comprando e vendendo produtos em grande volume:

A forma como os seus produtos estão cadastrados no seu sistema pode estar fazendo você perder muito dinheiro.

Classificar corretamente os produtos com os códigos fiscais adequados é essencial para garantir que eles sejam tributados corretamente – ou seja, que você pague os impostos corretos sobre eles.

Muitos negócios perdem quantias significativas em dinheiro porque cadastram os produtos com os códigos errados.

Com isso acabam perdendo benefícios relacionados à tributação monofásica e de substituição tributária do PIS/COFINS.

4° Diminuir a burocracia 

O quarto e último motivo para aderir a um sistema fiscal, hoje mesmo, no seu negócio é que ele vai te ajudar a reduzir burocracias nas rotinas fiscais da sua equipe.

Isso é muito importante porque:

• Poupa tempo: o recurso mais valioso de qualquer empreendedor;
• Aumenta a produtividade do time: um sistema fiscal agiliza muitas tarefas manuais e burocráticas;
• Melhora a comunicação entre Empresário, Contador e Fornecedor: chega daquela chatice de ficar cobrando nota, com um sistema fiscal, as empresas recebem as notas em tempo real e Contadores podem consultar diretamente, sem precisar ficar dependendo do Empresário.
• Previne a perda de arquivos: as notas são armazenadas em um único lugar, pelo tempo determinado pela legislação.

Como você viu, o sistema fiscal é uma “mão na roda” para descomplicar processos e facilitar a vida do Empresário e do Contador.

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