Gestão

Notas frias: descubra o que são e como identificá-las

Notas frias: entenda como proteger o seu negócio contra elas
Escrito por Eficiência Fiscal

As notas frias são notas fiscais falsas emitidas para o CNPJ de uma empresa, normalmente, sem que ela tenha conhecimento.

O fato é que emitir notas fiscais falsas é crime e ainda pode colocar a empresa destinatária da nota em maus lençóis.

Já percebeu que administrar um negócio é uma responsabilidade sem precedentes, certo?! 

Além dos aspectos gerenciais e técnicos, de ordem operacional, é preciso dedicar atenção especial ao cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. 

Por essa razão as notas falsas tornam-se grandes pedras no sapato dos empresários que querem atuar dentro da legalidade.

Infelizmente, não é possível impedir que notas falsas sejam emitidas contra o seu CNPJ, mas com alguns cuidados você pode resguardar o seu negócio das consequências dessa prática fraudulenta.

Falaremos mais sobre isso ao longo do post. 

Por hora, saiba que o nosso objetivo aqui é que você entenda o que são as notas frias, como identificá-las, quais as implicações que elas podem trazer para o seu negócio e como se prevenir contra isso.

Aproveite a leitura!

O que são notas frias?

Notas frias são documentos fiscais emitidos para registrar operações que nunca ocorreram de fato, seja em relação à venda de um produto ou prestação de serviços, ou que ocorreram, mas não da forma como foram registradas

Um exemplo disso são as notas emitidas com valores maiores ou menores do que realmente custou a operação. 

O problema é que, apesar de ser crime, essa é uma prática muito comum e em boa parte das vezes o contribuinte só descobre quando é pego de surpresa pela fiscalização.

Além disso, tal crime pode ser associado a estelionato, falsidade ideológica, falsificação de documentos e uma série de outros delitos contra a ordem tributária, o que torna a situação ainda mais grave seja para o emitente ou para o destinatário da nota que, em casos específicos, pode vir até ser considerado “cúmplice” da fraude.

Alguns exemplos de situações envolvendo notas frias

Dentre as situações envolvendo a emissão de notas frias temos aquelas em que as empresas recorrem a esse artifício para apropriar-se de créditos ilegais de ICMS, reduzindo por meios ilícitos o débito a pagar, e assim sonegar tributos federais como o IPI e o IRPJ.

A lógica é a seguinte, como o ICMS a recolher é o resultado apurado a partir da diferença entre os créditos das entradas e os débitos da saída, emitir notas frias tende a aumentar os créditos de ICMS a fim de reduzir o débito a pagar.

As notas falsas também são emitidas com o objetivo de repassar propinas por grandes empresas encobertas por negócios de fachada, ou “laranjas”.

Em esquemas como esse, as notas são geradas para encobrir subornos, já que na maioria dos casos a prestação de serviço nunca ocorreu e o produto nem sequer existe.

Outra situação é quando é feita a emissão de uma nota fiscal para determinado CNPJ sem que haja qualquer tipo de relação entre as duas empresas ou que a empresa destinatária tenha conhecimento da existência da nota.

Nesse caso, se a empresa destinatária não identificar rapidamente e manifestar a operação, terá de prestar contas ao Fisco mesmo não tendo conhecimento ou ter sido, de fato, a beneficiária da operação.

Um outro exemplo ocorre em relação às notas canceladas. Por exemplo, imagine que a sua empresa fez uma compra com determinado fornecedor. No entanto, o fornecedor cancelou a nota fiscal, embora você tenha recebido a mercadoria. 

Nesse caso, como destinatário, se você não manifestar a nota antes que ela seja cancelada não terá como comprovar a origem do produto e o fornecedor não pagará os tributos derivados da operação.

Por fim, também são consideradas notas falsas aquelas com valor menor ou maior do que efetivamente custou a operação.

Quais as consequências da emissão de notas frias?

Independente da gravidade da situação, é importante reiterar que a emissão de notas frias é considerada crime contra a ordem tributária pela legislação brasileira. 

Assim, as consequências podem ser severas, tanto para as pessoas físicas quanto para as empresas.

O artigo 172 do Código Penal determina pena de 2 (dois) a 4 (quatro) anos de detenção e multa para quem emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado.

Por sua vez, a Lei 8.137/90 estabelece no art. 1°:

Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:

I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias

II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;

III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;

IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;

V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.

Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Além das medidas imputadas às pessoas físicas pelo Código Penal, as empresas envolvidas também podem ser afetadas de outras formas pelos crimes com notas fiscais falsas, ficando sujeitas à:

  • Terem a inscrição estadual cancelada pela SEFAZ, e assim ficar impossibilitada de emitir novos documentos fiscais, participar de licitações, o que impede a entrada de receita;
  • Baixa e inaptidão do CNPJ de ofício pela Receita Federal; 
  • Serem autuadas pelo Fisco pela apropriação indevida de créditos, não escrituração de notas e o não pagamento de impostos; 

Como identificar notas frias?

Para resguardar a sua empresa contra as consequências da emissão de notas frias é preciso tomar alguns cuidados.

O primeiro deles diz respeito a preocupação da empresa e empenho na manutenção do compliance fiscal

É preciso garantir que os processos fiscais ocorram de forma transparente e, sempre, dentro daquilo que estabelece a legislação.

Veja como isso se aplica na prática.

Consulta regular de NF-e e download automático de XML

Consultar e monitorar regularmente a emissão de notas fiscais é essencial para prevenir-se contra fraudes envolvendo o CNPJ do seu negócio.

Você pode fazer isso manualmente no Portal da NF-e, buscando nota por nota, ou utilizar alguma ferramenta de gestão fiscal que realize esse trabalho de forma automática.

Automatize a consulta de NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Clique aqui e conheça a Arquivos Digitais.

O Eficiência Fiscal, por exemplo, é muito útil nesse sentido. Isso porque a ferramenta faz essa consulta de forma automática na Receita Federal e captura todos os arquivos XML das NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa. 

Isso permite identificar em tempo hábil as operações em que o seu negócio foi envolvido a fim de verificar a autenticidade dos arquivos XML e das informações declaradas pelo seu fornecedor, dentre outros benefícios. 

Manifestação do destinatário

Após identificar e ter em mãos os arquivos autênticos XML das notas, é preciso fazer algo a respeito, correto?

É exatamente essa a função do manifesto do destinatário

O manifesto é a forma mais segura e eficaz que as empresas têm de se posicionar, perante o Fisco, sobre as operações em que foram envolvidas. 

Como não é possível controlar quem pode emitir uma nota fiscal para o seu CNPJ, manifestar as notas utilizando os eventos de “confirmação”, “desconhecimento” ou “operação não realizada” acaba sendo a única forma de proteger a sua empresa contra as notas frias.

Considerando ainda que os eventos do manifesto têm prazos específicos para serem registrados, quanto antes essas notas forem identificadas mais rápido você poderá agir e se posicionar através do manifesto.

Por isso, se você ainda não tem, indicamos que procure o mais rápido possível uma ferramenta para te ajudar.

Proteja o CNPJ do seu negócio com o Eficiência Fiscal

Chegou até aqui é provável que esteja convencido da importância de proteger o CNPJ do seu negócio contra fraudes envolvendo notas frias.

A boa notícia é que essa tarefa pode se tornar mais fácil do que imagina se contar com a ferramenta certa para te ajudar. 

O Eficiência Fiscal soluciona exatamente problemas como esse, e é uma alternativa ágil e segura para negócios que buscam estar em conformidade com o Fisco, otimizar os seus processos e garantir uma gestão fiscal mais eficaz.

Algumas das soluções do EF são:

  • Consulta automática de NF-e na Receita Federal;
  • Monitoramento e captura automática dos arquivos XML emitidos contra o CNPJ da sua empresa;
  • Armazenamento em nuvem dos seus arquivos de NF-e, NFC-e e CT-e;
  • Manifestação do destinatário nota por nota ou em lote;
  • Relatórios personalizados com base no cruzamento de dados das notas de entrada e saída;

E muito mais!

Através do EF é possível simplificar processos e centralizar a gestão dos seus arquivos fiscais em um só lugar.

Ficou interessado? Clique no botão abaixo e entenda como automatizar esses processos na sua empresa através do Eficiência Fiscal.

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Através de uma substancial base de regras fiscais, experiência de mais de 20 anos na área e uma tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja em operações de compra ou de venda. O Eficiência Fiscal promove a organização, segurança jurídica e economia fiscal das mais de 1.700 empresas que confiam neste trabalho. Fazem parte desse grupo, empresas de contabilidade, empresas varejistas, atacadistas e indústrias, com contabilidade interna ou externa, sejam elas do regime tributário federal Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

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